e8体育 G1 – 政策制定框架程序

1.0 序言

1.1

本政策制定框架程序规定了审查、更新、批准和停用政策的程序。

2.0 定义

2.1

本程序中使用的术语应与中规定的定义保持一致政策 G1 和e8体育 术语表.

3.0 政策审批者

3.1 管理政策

e8体育 的总裁兼首席执行官是所有行政政策的政策审批者。

3.2 学术政策

学术副校长应是所有学术和学生事务政策的政策审批者。

4.0 政策制定和审核流程

第 1 阶段：预起草

1.1 阶段通知：

1. 政策所有者将确定是否需要制定新政策，或者，由于与现有政策相关，法律与合规团队将通知政策所有者，计划对政策所有者负责范围内的政策进行审核。
2. 保单所有者将指定一名指定人。

1.2 阶段规划：

1. 指定者将制定一份计划，以便与学院社区利益相关者进行适当的协商。他们可以使用附录“A”中所附的模板来协助规划，并可以建议政策所有者成立政策工作组。
2. 如果需要政策工作组，政策所有者将建立该小组，并可以要求高级领导者在适当的情况下促进特定高级领导者职责范围内的多元化和相关小组成员的参与，或支持在其职责范围内进行适当广泛的磋商。

1.3 阶段问题识别：

1. 指定者将酌情与学院社区利益相关者合作，收集有关差距、问题或需求的意见，为起草过程提供信息。

第 2 阶段：创建政策草案

阶段 2.1

指定人将使用附录“B”所附的政策模板起草或修订政策。指定人在制定政策工作草案时将考虑附录“C”中的起草指南和术语表.

第 3 阶段：协商

阶段 3.1

指定者：

1. 可以请求法律与合规部门提供政策起草支持；
2. 将咨询法律与合规部门，以确保立法合规性或其他法律问题得到解决。

阶段 3.2

指定者将根据咨询计划向 e8体育 社区利益相关者寻求反馈和对政策工作草案的审查。如果设立了政策工作组，则政策工作组负责审查初稿并向指定者提供反馈，包括但不限于有关政策内容的实际影响的反馈。

阶段 3.3

指定人将根据协商过程中收到的反馈酌情修改本政策。

阶段 3.4

指定人会将政策草案提交给所有者审核。

阶段 3.5

所有者将审核政策草案。业主有权酌情将任何相关社区利益相关者协商的政策和实质内容提交给任何高级领导以进行额外协商，特别是在正在审查的政策发生重大变化或存在重大部门间影响的情况下。

阶段 3.6

如果发现其他问题、需求或差距，所有者将向指定人员提供此反馈。

阶段 3.7

指定人在收到所有者的反馈后：

1. 应根据所有者的反馈修改政策；
2. 可就业主的反馈与相关社区利益相关者（包括任何政策工作组）进行额外协商；和
3. 应将政策重新提交给所有者。

阶段 3.8

保单所有者和指定人应重复第 7 段中规定的步骤，直到保单所有者对政策感到满意为止。

第四阶段：批准和沟通

阶段 4.1

审批流程 - 学术政策

1. 一旦政策所有者对政策的形式和内容感到满意，他们应根据高级学术委员会的提交时间表（可能会不时修改）将政策草案分发给高级学术委员会成员进行审查。高级学术委员会将在会议上审议该政策，并可能要求更改该政策和/或投票建议批准该政策。
2. 如果高级学术委员会投票赞成建议批准政策，政策所有者应将政策的最终版本分发给 e8体育 的高级领导，为他们提供审查和提供反馈的机会。
3. 经高层领导审核后，政策所有者应将政策连同学生学术委员会的建议提交给审批者。批准者应考虑该政策并可以请求更改，和/或批准或拒绝建议的政策。

审批流程 - 管理政策

1. 一旦业主对政策的形式和内容感到满意，他们应在执行团队会议之前至少两周将最终草案分发给 e8体育 的高级领导进行磋商，在执行团队会议上提出政策并建议批准。
2. 政策所有者应向审批者提交政策，并在执行团队会议上提出批准建议。
3. 审批者应考虑该政策并可以请求更改、/批准或拒绝建议的政策。

阶段 4.2

审批人批准政策后：

1. 保单所有者应将批准的保单以及批准人批准的书面确认函发送给法律与合规部门；和
2. 法律与合规部门应将批准的政策发布到 e8体育 的政策网站。
3. 政策所有者将根据具体情况采取任何额外的通知或沟通策略。

5.0 政策审核期

5.1

所有者有责任每五年审查一次其职责范围内的每项政策：

1. 除非法律另有规定；或
2. 由所有者自行决定审核频率高于每五年一次。

5.2

在审核期超过五年的情况下，所有者有责任向审批者提供书面理由。

5.3

法律与合规部门应在计划的政策审核前一年通知业主。

6.0 相关程序

6.1

所有者有权根据需要创建和建立程序，以实施根据本程序指南批准的政策，并可以将此流程委托给指定人。业主可以请求法律与合规部门协助起草程序。

6.2

无需进行全面的政策审查，程序可能会根据需要不时进行修改，以促进采用最佳实践或应对学院运营的变化或演变。

6.3

必须向法律与合规部门提供程序。法律与合规部门将负责在 e8体育 政策网站上发布对程序的修订。

7.0 政策停用

7.1

不再需要或不再使用的政策可能会被停用。这意味着它们不再有效，应从 e8体育 的网站上删除。

第 1 阶段：规划

阶段 1.1

当所有者因运营、法律、监管或其他类型的变化而确定不再需要某项政策时，所有者应：

1. 咨询法律与合规部门，确定并解决与停用该政策相关的任何立法或合规相关问题；和
2. 向审批者提供书面通知并将：
   1. 包括停用该政策的理由；
   2. 解决相关社区利益相关者对保单停用的担忧；和
   3. 将任何未解决的问题提请审批人注意。

第 2 阶段：批准

阶段 2.1

当审批者以书面形式批准政策停用时，政策即被停用。

阶段 2.2

所有者负责向法律与合规部门确认审批者的接受，以确保保留停用记录。法律与合规部门负责从 e8体育 的政策网站上删除该政策。

第 3 阶段：沟通

阶段 3.1

所有者将采取适当措施，向大学社区传达该政策的废止。

8.0 致谢

8.1

经许可，本政策和程序在很大程度上借鉴了瑞尔森大学在其中所做的优秀资源和工作及相关.

附录

• 附录 A – 咨询计划（Word 文档）
• 附录 B – 政策模板（Word 文档）
• 附录 C – 起草指南
• 附录 D – 政策框架