e8体育网 M3 – 资产库存控制

发起者：物料管理
审批人：CMC
有效：1997 年 12 月 9 日
替换：新

简介

本政策的目的是建立和维持对 e8体育 库存资产的控制。管理人员有责任保持对分配给其预算中心的所有资产的控制。材料管理部门将维护分配给每个预算中心的资产的中央记录，并将每年与经理一起审查这些记录。材料管理部门将对记录进行定期审计测试，以确保记录准确反映学院的资产。

定义

e8体育 的资本支出定义为：

• 购买价值超过 750 美元且预计使用寿命超过一年且不打算转售的商品；
• 由多个部件组成的单元，这些部件不能单独发挥作用，总价值超过 750 美元，但单独价值可能低于 750 美元（例如，模块化家具、计算机硬件）；
• 重大计算机软件采购，如果超过 750 美元且使用寿命超过一年（被视为重大采购是指首次购买新的复杂软件包，通常不包括现有软件的升级。请咨询财务服务总监以获取具体指导。）

程序

1. 物资管理部门负责资产盘点记录的维护和资产的年度审计。
2. 年度预算批准的资产应通过采购部门按照采购政策和程序进行采购。
3. 资产也可以通过实物捐赠的形式获得。实物礼物的捐赠者将收到一张正式的慈善收据，其金额与所收到财产的公平市场价值一致。公平市场价值通常是根据经认可的评估结果确定的，该评估应伴随捐赠，并从学院和捐赠者处“公平”地获得。
4. 学院收购的所有资产必须由物资管理部门正式接收。材料管理部门将为每项资产填写一份预先编号的资产库存记录表#FS10，并将其转发给财务总监办公室。
5. 主计室应将资产盘点表上的信息记录到资产盘点系统中，并添加从供应商发票中获取的资产成本信息。
6. 每年，材料管理部门都会向相应的预算中心经理发送分配给每个预算中心的资产的完整列表。预算中心经理有责任确认每项资产的实际存在和位置，并在请求之日起 45 天内返回清单。当清单返回到材料管理部门时，必须识别任何未入账的资产。负责的预算中心经理应尽一切努力寻找丢失的资产。一旦确定资产丢失，应立即向安全部门报告损失情况，以进行调查。物料管理将修改资产库存记录中的资产状态。
7. 物资管理部门可以随时对任何预算中心的资产进行实物审计。在一段时间内，该部门将对所有预算中心进行实物审计，以确认所有学院资产的存在，并确保所有资产都被确定为学院财产。
8. 任何被确定为剩余资产的处置应由材料管理部门根据政策 E2 – 废弃和剩余家具和设备的处置进行处理。