e8体育网 IT-02-02 – 员工移动设备

发起者：首席信息官
审批人：高级领导团队
有效：2020 年 9 月 1 日
替换：新

1。序言

移动设备（手机）是连接和协作的重要工具。并非所有员工的工作都需要移动设备，但对于需要移动设备的员工，学院将提供移动设备并支付运营成本。个人使用是可以接受的，前提是学院不会产生费用，并且使用不会对学院、学院系统或数据构成风险。

2。定义

“移动设备/手机”对于本政策，这些是可互换的术语，指的是具有蜂窝功能的便携式设备。这不包括笔记本电脑，但可能包括一些平板电脑。

“范围内设备”是指本政策涵盖的任何移动设备，其中包括由学院资助的公司合同、其他学院资助的合同或通过津贴资助的移动设备。

“公司计划/计划/手机计划”学院与我们选定的提供商之间的合同，提供与蜂窝移动设备相关的数据、通话、短信、漫游和其他服务。

“计划”是本政策定义的移动设备计划，用于为员工提供和管理移动设备和蜂窝服务。

3。范围

• 全体员工。
• 所有移动设备均由学院全额或部分资助。

4。原则

1. 对学院的好处：学院为员工提供移动设备，以便通过提高员工的效率、可用性和安全性来使学院受益。
2. 企业计划：学院作为公共部门机构，通常可以获得比个人更好的计划费率和功能。学院将利用其作为公共部门组织的关系和地位来制定有利于学院的手机计划。
3. 经理监督：管理人员最有能力确定为特定教职员工提供移动设备给学院带来的好处和价值。
4. 正确的问题：截至 2020 年 7 月，我们的企业计划已大大限制了我们因超量和使用而面临的风险，并降低了我们的总体成本。这种暴露和成本的减少改变了管理层在监督手机使用方面的角色。管理者应该关注谁应该拥有移动设备的问题，而不是使用量的问题。

5。政策声明

5.1 大学手机套餐

学院将建立、维护和管理公司手机协议，以便为学院提供最大的利益。预计所有学院发行的移动设备都将在此计划下运行。

1. 如果学院计划无法满足特定需求（例如专门的远程或国际旅行情况、长期在国外工作或其他情况），学院可以与其他提供商签订协议来满足特殊需求。
2. ITS 将管理和管理学院签订的所有移动设备合同。除了通过 ITS 之外，学院的任何区域都不得签订移动设备协议。

5.2 移动设备支持

ITS 将为移动设备提供支持服务，包括：

• 我们合同的管理；
• 管理我们与供应商的关系；
• 协调购买和升级；
• 为员工解决与我们公司手机套餐相关的问题；
• 为员工制定旅行计划提供支持；
• 支持经理和员工解决独特的移动设备需求；
• 协调个人使用计费；
• 为经理提供计费和报告支持；
• 提供有关使用情况和成本的机构报告； 和
• 可能需要的其他服务。

5.3 预算

与移动设备相关的所有费用都将包含在为移动设备提供资金的财务经理的运营预算中。这包括移动设备、配件、维修、费用和旅行计划。移动设备将有两条预算线：

1. 与订阅费和服务相关费用相关的费用。
2. 与移动设备、维修、配件或其他硬件相关费用相关的费用。

5.4 工作要求和批准

学院在以下情况下向个人提供移动设备：

1. 工作职责要求定期流动的员工（即：在e8体育网内、e8体育网间或异地执行各种工作任务），同时还要与经理/团队定期沟通，而其他联系方式不太适合这种情况；
2. 经常执行随叫随到类型工作的员工，或者需要在正常工作时间之外联系而不太适合使用其他联系方式的员工；
3. 需要移动设备来解决单独工作或其他安全问题的员工； 或
4. 有工作或健康便利问题需要通过移动设备解决的员工。

5.4.1 定期审查需求
管理人员将确定并定期（至少每年）审查个人是否需要拥有移动设备。如果移动设备由员工报告的区域以外的区域提供资金，则资金经理和员工的经理将就这些审查进行合作。

5.4.2 共享移动设备
针对某些工作或间歇性要求使用共享移动设备是可以接受的，前提是由有需要的部门进行管理并通过 ITS 进行协调。移动设备通常分配给个人。

5.5 个人使用

移动设备适用于大学业务；但是，有限的个人使用是可以接受的，前提是：

1. 它不会干扰学院的使用；
2. 它不会使学院或学院的资产和信息面临风险；
3. 它符合其他大学政策，包括IT1 – 信息技术资源的可接受使用;
4. 它不会给学院带来成本； 和
5. 用户了解，任何内容（包括任何个人内容）均不存在合理的隐私期望（请参阅5.16 移动设备管理).

5.5.1 个人费用
承担超出基本计划金额的个人费用的员工可能需要向学院赔偿过度的个人使用费用，或者可能会被终止其服务。

一般来说，此政策的目的并不是鼓励对移动设备的使用情况进行频繁、详细的审查。但是，移动设备的使用情况将受到审核，过度或不当使用将受到审查。

因个人旅行而产生的费用的员工将报销学院（请参阅5.13 旅行和漫游).

5.6 Wi-Fi 的使用

只要可行且适当，员工应使用 Wi-Fi 进行数据连接。这可以显着降低学院的数据使用成本。

5.7 津贴

一般来说，在选择为移动设备提供资金的方法时，鼓励参与公司计划。公司计划在功能方面为个人提供了显着的优势，并为学院确保根据学院的需求为员工提供最佳的功能。

如果个人确实需要使用学院企业计划以外的计划，学院将为该计划提供资金（请参阅5.1 大学手机套餐)，或者个人将获得津贴，以补偿他们使用个人移动设备和个人大学业务计划的费用。

1. 津贴最适合临时或短期报销。
2. 津贴的目的是支付实际成本。
3. 预计移动设备和计划将足以满足学院提供津贴的需求，并且不会提供进一步的报销。
4. 提供津贴的移动设备与学院发放的移动设备一样受到学院的监督和控制（请参阅5.16 移动设备管理).

5.7.1 津贴金额
津贴将是公司套餐中移动设备的每月基本金额。津贴金额可能会根据公司计划的变化而变化。

5.8 移动设备的所有权

学院拥有根据公司计划提供的移动设备。当个人退出该计划时，移动设备将归还给学院。

5.8.1 保留您的移动设备
工作人员不得保留学院根据该计划购买的任何移动设备。

5.9 自带设备 (BYOD)

加入该计划的员工可以选择将其个人移动设备转移到公司套餐。在这种情况下，移动设备将仍然是个人的财产。

1. 学院可能会拒绝接受不符合最低标准或被视为不适合的移动设备。
2. 工作人员负责支付传输提供商的任何现有合同和相关费用。
3. 学院不会承担与移动设备转接相关的任何费用。
4. 纳入学院计划的 BYOD 移动设备与学院发放的移动设备一样受到学院的监督和控制（请参阅5.16 移动设备管理).

5.10 转入电话号码

加入该计划的员工可以选择将现有电话号码转移到公司套餐中。在这种情况下，学院不会将电话号码重新分配给其他人，并且工作人员有权在需要时将电话号码转出。

1. 学院可以出于任何原因拒绝接受该计划的电话号码。
2. 学院不会承担与转入电话号码相关的任何费用。

5.11 转出电话号码

无论出于何种原因退出该计划的员工都可以选择保留其电话号码，前提是：

1. 学院不会承担与转移电话号码相关的任何费用； 和
2. 该号码与学院的一般职能无关，也与学院无关，除非在与个人相关的联系人列表中。

一般来说，如果工作人员转入了电话号码，他们就有权将其转出。但是，如果该号码已成为学院的通用号码，学院可能不允许转让。

5.12 叶

鉴于员工在休假期间不会履行其工作职能，学院通常不会在休假期间为员工提供移动设备。在极少数情况下，出于真正的商业原因并经院长/主任批准，学院工作人员将被允许在员工休假期间保留（并且学院将承担）计划费用。

请假超过两个月的员工将被要求（由其经理酌情决定）：

1. 归还他们的移动设备并暂时暂停他们的服务。在这些情况下，移动设备和号码可以在工作人员不在的情况下重复使用； 或
2. 保留他们的移动设备，并亲自承担他们的计划费用以及休假期间的任何相关费用。

5.13 旅行和漫游

加拿大境外旅行通常会产生费用。现有计划旨在降低旅行和漫游费用并确保适当的服务。在旅行之前，工作人员应联系 ITS 移动设备支持，以确保制定适合其情况的适当计划。

1. 计划个人旅行并希望携带公司移动设备的员工应遵循相同的程序，并向学院报销超出基本计划金额的任何个人费用。

5.14 移动设备

5.14.1 标准
ITS 将与学院社区协商，制定移动设备和配件的标准。

5.14.2 移动设备选项
工作人员可以选择以下两个选项之一：

1. 任何符合 0 美元标准且至少更新两年的移动设备。
2. 任何符合 N-1 标准且至少更新三年的移动设备。

5.14.3 升级到移动设备
最大限度地提高移动设备的使用率并最大限度地减少升级会给学院带来巨大的财务优势。如果移动设备功能正常且符合标准，通常应保留并使用它。

1. 在以下情况下始终允许升级：
   1. 移动设备不再正常工作；
   2. 移动设备损坏，维修比升级更贵； 或
   3. 移动设备已使用四年以上。
2. 如果出现以下情况，则不允许升级：
   1. 升级将给学院带来额外费用； 或
   2. 移动设备处于最小刷新周期内，如下所述5.14.2 移动设备选项.

5.14.4 例外情况和超出准则的购买
运营预算可用于购买或升级移动设备，超出本节规定的指南5.14.2 移动设备选项，前提是存在真正的业务需求，证明使用学院资金是合理的。

1. 员工不得使用个人资金购买或升级移动设备。
2. 超出指导方针的采购必须得到院长/主任的批准。

5.14.5 维修、损坏和丢失
员工应尽一切努力维护移动设备的安全和正常工作。如果发生损坏或丢失，学院将承担维修或更换费用，前提是损坏或丢失不是由于疏忽或不当使用造成的。

5.14.5.1 报告丢失的移动设备
丢失的移动设备应立即报告给 ITS，以防止数据丢失或学院系统暴露。

5.14.6 平板电脑
平板电脑的蜂窝功能受此政策保护；但是，本政策不应被解释为认可或以其他方式允许购买平板电脑。本政策明确不涉及选择平板电脑作为计算设备的问题。

5.15 配件

学院将承担保护移动设备配件（例如保护壳）的费用。 ITS 将制定标准产品或价格范围。

5.16 移动设备管理

学院将在范围内的移动设备上应用适当的管理软件和控制系统，这包括公司合同、其他学院资助的合同或通过津贴资助的移动设备。

5.16.1 检查权
学院保留对任何范围内的移动设备进行审查和物理检查的权利，以确保符合安全标准。

1. 检查时用户有权在场。
2. 用户无需提供包括密码在内的个人信息，但需要解锁移动设备，以便工作人员进行检查。

5.16.2 扣押权
如果进行调查或电子取证，范围内的移动设备可能会被扣押，恕不另行通知。本节规定的扣押必须得到首席人力资源官、首席信息官或总法律顾问的授权。

5.16.3 没有合理的隐私期望
员工对本政策所涵盖的内容或移动设备的使用没有合理的隐私期望。

6。参考

• 董事会政策IT1 – 信息技术资源的可接受使用
• 董事会政策IT2 – 信息技术资源的安全

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