M1 – E8综合体育程序

1。目的

采购程序（程序）的目的是建立一个标准化、透明且负责任的框架，用于采购支持 e8体育 学术和运营需求的商品和服务。该程序确保所有采购活动均以公平、道德和具有成本效益的方式进行，符合适用的法律、法规、资助协议和机构政策。它旨在促进对公共和机构资源的负责任管理，促进竞争性采购实践，并支持机构对可持续发展、公平和土著参与的承诺。

2。范围和适用性

本程序适用于参与E8综合体育活动的所有员工、部门和利益相关者。该程序涵盖所有E8综合体育，包括商品、服务和建筑，无论价值和资金来源如何。

3。定义

除非另有说明，程序中使用的所有术语均应与程序中定义的含义相同M1 E8综合体育政策。 M1 E8综合体育政策中未定义但程序中使用的附加术语定义如下：

3.1

“加拿大人”是指加拿大公民或加拿大永久居民的个人；在加拿大合法成立或注册的商业实体，其总部和主要业务位于加拿大；或实质上在加拿大E8综合体育、制造、组装或执行的商品或服务，这意味着生产或交付的直接总成本中至少 51% 源自加拿大。

3.2

“集团E8综合体育组织 (GPO)”是指为利用多个组织或企业的集体购买力而形成的E8综合体育集团、E8综合体育联盟或合作社，以确保从供应商那里获得更好的定价、条款和服务条件。

3.3

“邀请报价”是指E8综合体育组织向选定或预先确定的供应商征求报价和其他相关信息的E8综合体育方式。

3.4

“社会影响力供应商”是指多元化供应商、社会影响力组织或社会企业。这包括本土企业、多元化供应商、加拿大企业或社会企业

4。竞争性投标要求和门槛

4.1

所有价值超过 25,000 美元的E8综合体育都必须咨询E8综合体育服务部门。E8综合体育服务将：

1. 提供量身定制的指导和支持；和
2. 管理报价或竞标流程，以最好地满足启动E8综合体育流程的项目和/或部门的需求；

4.2

适用以下E8综合体育门槛：

4.3

合同总价值 (TCV) 考虑货物或交付服务的总到岸成本，包括省税和联邦税。

4.4

禁止出于将美元价值降低到上述阈值以下的目的而构建、划分或分割购买。

5。供应商选择和评估

所有E8综合体育活动必须遵循公平、透明、客观的评估流程。E8综合体育团队将协助各部门确定适当的E8综合体育方法（RFQ、RFP 或其他）、制定评估标准并确保遵守机构政策和适用的贸易协议。

E8综合体育团队负责：

• 就适当的E8综合体育策略提供建议；
• 协助制定评估标准和评分方法；
• 支持文档和审批流程；
• 发布E8综合体育请求并收集潜在投标人的回复（超过 25,000 美元）
• 监督评估过程以确保公平性和一致性。
• 批准参与协作E8综合体育计划或合作团体E8综合体育组织，包括将招标流程外包给外部实体。

请求部门负责：

• 明确定义工作范围和期望的结果；
• 开发或促进功能和技术要求；
• 确定任何强制性规范或标准；
• 提出与购买相关的适当评估标准；
• 根据需要参与评估团队；
• 确保在E8综合体育开始之前获得足够的预算批准；
• 货物或服务交付后确认收货并履行验收。

评估方法会根据E8综合体育类型而有所不同，如下所述。

5.1 报价请求 (RFQ)

询价用于复杂性低、定义明确的E8综合体育，其中主要区别在于价格。评估标准必须客观、直接。

1. 价格应为主要评估因素，通常至少占总分的 90-100%。
2. 如果 RFQ 中相关且明确定义了其他因素，例如交货时间、保修或符合规范，则可以考虑这些因素。
3. 如果适用，可以包括第 7.2 段中规定的可持续性和社会责任考虑因素。

5.2 征求建议书 (RFP)

RFP 应用于复杂E8综合体育的E8综合体育，其中创新、质量、方法或供应商方法等因素对选择过程很重要，并且价格并不是唯一的决定因素。评估过程应包括多项标准，并根据项目的具体需求进行加权。这些标准应包括：

1. 价格– 必须构成最小值20%总分。
2. 质量和效果– 反映了提议的解决方案满足已确定的功能和技术要求的能力。
3. 可持续发展和社会责任– 必须分配一个权重在之间5% 和 25%，基于所E8综合体育的商品/服务的潜在环境或社会影响（有关更多详细信息，请参阅第 7.2 节）。
4. 其他注意事项（可选，根据E8综合体育需求）：
   1. 交货时间或交货时间表；
   2. 供应商资格、经验和推荐信；
   3. 创新、风险缓解、增值服务等

5.3 服务报价请求 (RFQS)

RFQS 可用于向潜在供应商或服务提供商征求报价和服务详细信息。它概述了所需服务的范围、条款和条件以及评估标准，允许供应商提交竞争性投标。 RFQS 通常用于获取专业、技术或专业服务，其中价格、资格和服务质量是关键考虑因素。

1. 价格– 必须构成最小值20%占总分。
2. 服务期望和要求– 反映提议的解决方案满足已确定的服务要求的能力。
3. 可持续发展和社会责任– 必须分配一个权重，介于之间5% 和 25%，基于所E8综合体育的商品/服务的潜在环境或社会影响。
4. 其他注意事项（可选，根据E8综合体育需求）：
   1. 交货时间或交货时间表；
   2. 供应商资格、经验和推荐信；
   3. 创新、风险缓解、增值服务等

5.4 所有标准及其各自的权重必须是：

1. RFX 文件中清楚地概述了；
2. 所有评估者一致应用；
3. 有书面理由和评分文档支持（在 Euna E8综合体育申请中）。

5.5 供应商行为准则

e8体育 致力于道德、法律和对社会负责的商业行为，并期望其供应商也这样做。遵守供应商行为准则是参与E8综合体育活动的强制性要求。未能承认、同意或遵守这些标准的供应商将被视为没有资格参与供应商选择流程。

6。豁免投标和报价要求

6.1 Authority to Waive Requirements

在以下情况下，E8综合体育和物流总监可以免除 M1 E8综合体育政策中列出的报价或投标要求：

1. 唯一来源：当所需的商品或服务只能从一个合格的供应商处获得，并且不存在合理的替代品时。
2. 战略合作伙伴关系：当通过战略合作伙伴关系提供商品或服务时。
3. 既定标准：当商品、服务或服务更新符合 e8体育 内的既定标准时。
4. 紧急情况：当出现无法合理预期且需要立即采取行动的不可预见情况或紧急需求时。

6.2 豁免请求流程

寻求豁免竞标流程的部门必须：

1. 完成放弃竞争性投标表格，可在E8综合体育团队的 SharePoint 网站 ().
2. 将填妥的表格提交给E8综合体育和物流总监供审核和批准。

所有豁免请求都必须明确说明豁免的理由，并包含支持文件（如果适用）。批准由E8综合体育总监全权决定，并且必须根据审计和E8综合体育透明度要求进行记录。

7。特别注意事项

e8体育 致力于通过采购支持加拿大企业、促进可持续发展和培养社会责任来提升公共价值。本节概述了适用于特定情况的特殊注意事项并补充了一般采购程序。

7.1 E8综合体育加拿大

e8体育 致力于在适用贸易协议和 e8体育 政策允许的情况下支持加拿大供应商。

E8综合体育活动应在可行的情况下考虑以下做法：

1. 为加拿大企业保留：对于价值低于国际贸易协定规定的门槛（由采购部门确定）的采购，e8体育 可以在合理且可行的情况下，专门为加拿大供应商保留合同或部分项目。
2. 直接奖励加拿大供应商：对于10,000 美元以下的低价值E8综合体育，符合条件的加拿大企业可能会优先获得直接奖励。
3. 贸易合规和互惠：E8综合体育可以排除贸易伙伴或供应商受到加拿大政府制裁或其主要业务或生产设施位于其政府制裁的国家不遵守贸易协议e8体育 受其约束（例如，通过关税、贸易限制或影响加拿大企业的歧视性做法）。
4. 加拿大供应商价格优势：E8综合体育可适用a价格偏好、得分优势或宽容在允许且合理的情况下，适用于竞争流程中的加拿大供应商。价格优惠不超过10%。

E8综合体育团队将确定应用此类优惠的适当方法，并确保遵守适用的贸易义务。 RFx 文件中必须明确概述所有特殊注意事项。

7.2 可持续性和社会E8综合体育

e8体育 致力于将环境、社会和经济可持续性纳入所有采购决策中，包括低价值采购。这一承诺以M1 E8综合体育政策.

1. 支持社会E8综合体育
   1. 鼓励为原住民企业、社会企业和多元化供应商提供机会。
   2. 在竞标中纳入可持续的社会标准（例如当地就业、包容性招聘做法）
   3. 社会影响力供应商价格优势 (RFQ)：
      • E8综合体育可能适用a价格偏好、得分优势或宽容针对询价E8综合体育中以价格为主要标准的社会影响力供应商。价格优惠不超过10%。
2. 支持环境可持续性
   1. 考虑生命周期影响、能源效率、减少废物和环保产品。
   2. 酌情纳入与可持续发展相关的评估标准和供应商认证。
3. 低价值E8综合体育订单流程
   1. 员工在购买金额低于 25,000 美元的商品时必须遵守可持续发展和社会责任原则。
   2. 采购团队将提供指导和工具，协助各部门将低价值采购与 e8体育 的可持续发展目标保持一致。

8。E8综合体育订单流程

所有商品和服务的E8综合体育都需要E8综合体育订单 (PO)，除非E8综合体育订单不被接受或不可行。例外的例子包括：

• 订阅
• 企业会员
• 会议费
• 酒店和娱乐
• 旅行和住宿
• 招聘广告

8.1 购买请求和批准

1. 请求部门应通过 ESM E8综合体育申请提交E8综合体育请求，包括规格、预算信息和任何其他相关详细信息。说明可以在中找到.
2. 审批要求由 ESM 购买申请根据财务审批权限限制确定F3 — 财务审批和签署权限政策和程序。

8.2 E8综合体育订单签发

1. E8综合体育部门将在向选定供应商发出授权E8综合体育订单 (PO) 之前审查合同合规性、政策遵守情况和准确性的请求。
2. 只有E8综合体育部门或E8综合体育部门正式指定的部门（例如负责零售库存E8综合体育的校园商店）有权向供应商发出E8综合体育订单。
3. 未经适当授权的E8综合体育订单，请求部门不得从供应商处接收或提货。供应商将被指示不要在没有E8综合体育订单的情况下交付商品或服务。

8.3 货物/服务的接收和检查

1. NDC 和 EDC：中央收货人员将根据E8综合体育订单验证交货情况。
2. 地区校区：请求者负责验证交货并完成 ESM 购买应用程序中的接收条目。任何差异或缺陷必须立即报告给E8综合体育部门。

8.4 发票处理和付款

1. 供应商必须参考E8综合体育订单编号，直接向应付帐款提交发票。
2. 应付帐款部门通过验证E8综合体育订单和系统中记录的收货发票进行三向匹配，然后根据E8综合体育订单条款处理付款。

8.5 E8综合体育记录和文件

1. 所有E8综合体育交易均记录在 ESM E8综合体育应用程序和/或同事中并保留，以确保合规性和审计准备就绪。

8.6 订单变更/E8综合体育订单修改

1. 对已发出 PO 的范围、数量、定价或交货条款的任何变更都必须通过 ESM E8综合体育申请作为变更订单请求正式提交
2. 变更订单必须经过E8综合体育部门的审核和批准，并遵循与原始E8综合体育订单相同的批准门槛

8.7 不合规E8综合体育

1. 未经适当授权的E8综合体育订单进行的购买可能会被视为不合规并需要接受内部审核。
2. 屡次违规可能会导致上报给高级管理层，并可能影响未来的购买权限。

8.8 供应商绩效和争议解决

1. 与供应商履约、合同违规或服务纠纷相关的问题必须记录下来并向E8综合体育部门报告
2. E8综合体育部门将与请求部门和供应商协调，根据合同条款解决争议，并在适当的情况下聘请法律服务。

9。服务E8综合体育流程

服务采购必须遵循一致的流程，以确保范围清晰、符合 e8体育 政策以及适当的风险管理。服务将通过采购订单 (PO) 或服务费 (FFS) 协议进行采购，具体取决于服务的性质、复杂性和风险状况。

9.1 服务E8综合体育订单 (PO)

1. 各部门应使用 PO 来E8综合体育明确定义的或常规的服务，其中可交付成果、时间表和成本都非常简单，并且可以通过标准 PO 流程轻松管理。
2. E8综合体育订单中的服务说明应包括工作说明书模板 ().
3. PO 必须通过 ESM 购买申请启动，并根据 F3 – 财务审批和签名授权政策中定义的财务阈值进行批准。
4. 所有相关文件，包括详细报价或工作范围文件，均应附在 ESM E8综合体育申请中的E8综合体育申请中。
5. 根据第 9.2.b 节中的标准审核 ESM E8综合体育申请后认为适当，E8综合体育服务部门可以启动服务费用流程

9.2 服务费 (FFS) 协议

1. 参与要求：
   • 根据第 4.2 节，提出请求的部门必须为所有预计金额为 25,000 美元或以上的服务E8综合体育聘请E8综合体育服务部门。所有服务协议费用，无论价值多少，都必须通过 ESM E8综合体育应用程序启动。
   • 价值低于 25,000 美元的服务费用应遵循第 9.1 节中概述的E8综合体育订单流程。
2. 协议类型的确定：
   • 完成E8综合体育活动或提交服务E8综合体育申请后，E8综合体育服务将评估服务费 (FFS) 协议或E8综合体育订单 (PO) 是否是最合适的合作机制。如有必要，该评估将与法律服务部门协商进行。如果需要，E8综合体育服务还将负责提交合法接收请求。

3. 审核和批准流程：
   • 所有 FFS 协议必须由以下人员审核和批准：
     1. E8综合体育服务 - E8综合体育合规性
     2. 法律服务 - 合同条款和条件以及签署流程（执行）
     3. 适当的签名权限 - 如 F3 中所述 - 财务审批和签名权限政策和程序
4. 执行和文档：
   • 完全执行后：
     1. FFS 协议应包含对合法摄入量的引用，并将在E8综合体育订单中引用
     2. FFS 协议必须附在 ESM E8综合体育申请中的 PO 中并提交给供应商
     3. 所有相关发票必须引用 PO 编号以进行付款处理