e8体育vip M1 – 采购

审批人：总裁兼首席执行官
政策所有者：财务和行政副总裁
批准日期：2025 年 4 月 29 日
上次评论：2025 年 4 月 29 日
下次审核日期：五年

请参阅 M1 – 采购程序 ›

1。目的

本政策的目的是：

• 为 e8体育 的所有商品和服务的采购制定明确的准则，定义总体方法、范围和责任，以确保道德、可持续和对社会负责的采购实践，从而获得尽可能大的价值。
• 建立明确的角色和职责，以便 e8体育 员工能够以有效、高效和透明的方式管理各自的职责范围。
• 确保财务资源的良好管理。
• 在可行且具有成本效益的情况下，优先采购加拿大制造的商品和服务，为加拿大经济做出贡献。

2。定义

2.1

“建筑业”是指基础设施、设施或其他有形结构的建造、翻新、修理或维护

2.2

“多元化供应商”是指至少 51% 的股份由值得公平对待的人士拥有、管理和控制的供应商，其中包括原住民、妇女、明显少数群体（种族化人士）、残疾人（根据《就业公平法》和联邦承包商计划的定义）或 2SLGBTQIA+ 社区的人士。

2.3

“财务责任”是指确保在做出所有采购决策时仔细考虑成本效益、可持续性以及与 e8体育网目标的一致性，同时最大限度地降低财务风险并最大限度地提高运营效率。

2.4

“货物”是指为运营、生产或转售而购买的有形产品、材料、供应品和设备。

2.5

“原住民企业”是指至少 51% 的股权由原住民拥有、管理和控制的企业。

2.6

“邀请报价”是指邀请选定的供应商提交商品或服务的回复或报价的采购流程。

2.7

“采购订单 (PO)”是指正式确定商品或服务订单的法律合同。这是仅由采购服务部门根据已批准的采购申请生成的文档。

2.8

“采购申请”(PR) 是指购买商品或服务的请求，并在订购前获得所需的批准。 PR 必须在收到商品或开始服务之前完成。完全批准的 PR 成为 PO。

2.9

“质量”是指性能、可靠性、耐用性以及对预期用途的适用性。

2.10

“长期报价请求”(“RFSO”) 是指供应商为一系列商品或服务提供定价的投标流程，该定价应在特定期限内得到保证。

2.11

“征求建议书”（“RFP”）是指邀请供应商提交建议书以向 e8体育 提供特定商品或服务的投标流程。

2.12

“报价请求”（“RFQ”）是指供应商向 e8体育 提交特定商品或服务定价的投标流程。

2.13

“RFx”是指任何出价流程类型，包括但不限于 RFSO、RFP、RFQ。

2.14

“请求部门”是指寻求购买特定商品或服务的 e8体育 部门。

2.15

“服务”是指个人（不包括员工）或实体提供的工作，包括但不限于专业、技术、咨询和维护服务。

2.16

“社会企业”是指销售商品和服务，具有嵌入的社会、文化或环境目的，并将其大部分利润再投资于其社会、文化或环境目的的企业。

2.17

“社会影响力组织”是指多元化供应商、员工所有制企业和社会企业。

2.18

“社会责任”是指持续致力于道德行为并为经济发展做出贡献，同时提高当地社区和整个社会的生活质量。

2.19

“供应商”是指与 e8体育 有直接业务关系、提供商品、服务或建筑的实体。

2.20

“可持续性”意味着涵盖社会、经济和环境的可持续性，即能够满足当代人的需求，同时又不损害子孙后代满足其自身需求的能力。

2.21

“总拥有成本”(TCO) 是指确定 e8体育 of Goods、Services 和 Construction 在整个采购、使用和报废阶段的直接财务成本和收益，包括运输成本、培训、能源消耗、维护、回收和处置以及其他相关成本等因素。

2.22

“合同总价值”(TCV) 是指与供应商签订的合同的总价值。它是使用与合同初始期限相关的所有成本加上任何潜在的延期并包括任何一次性或经常性费用来计算的。 TCV 不包括适用的税费。

2.23

“弃权书”是指在进行竞争性投标过程可能不符合 e8体育 最佳利益的情况下使用的正式文件。

3。范围/应用

3.1

本政策适用于与购买商品和服务相关的所有采购活动，无论资金来源如何，包括免费采购和创收服务合同的采购。

3.2

本政策适用于代表 e8体育 参与商品和服务采购的所有支出水平的所有员工。本政策不适用于可能在 e8体育 校园内运营或与 e8体育 合作的其他组织（独立法人实体），除非这些实体另有同意。

4。原则

e8体育 的商品和服务采购将按照以下原则进行：

4.1。最佳价值考虑

e8体育 将以最佳性价比购买商品和服务，同时考虑成本效益、质量、服务、社会和环境影响以及总生命周期成本。

4.2。公平、透明和问责

采购流程将是开放的、竞争性的且没有偏见。所有合格的供应商都将享有平等的机会，并且将根据客观标准做出决定。负责采购的人员必须能够证明其决定和行动的合理性。

4.3。对加拿大供应商的偏好

e8体育 将在可行的情况下优先考虑加拿大制造的产品、加拿大拥有的企业和信誉良好的贸易伙伴，前提是它们满足质量、成本效益和运营要求，同时遵守立法、贸易协定和本政策的其他组成部分。

4.4。原住民和解

e8体育 将通过与原住民企业的商业伙伴关系促进和解；增加土著人民的就业和技能发展机会；并按照加拿大政府真相与和解委员会的要求，以其他方式让原住民领袖和社区参与公共支出：行动呼吁 92 – 商业与和解以及《联合国原住民权利宣言》；消除原住民企业在 e8体育 采购流程中的参与障碍并提高其参与度。这将为原住民企业和整个原住民社区创造途径，通过 e8体育 现有的采购需求实现社会和经济效益。

4.5。社会责任

e8体育 将通过促进供应商和服务交付的公平性、多样性、包容性和无障碍实践，促进社会效益和当地社区的经济复原力。这可能包括评估商品或服务的无障碍特征、向当地中小企业 (SME) 授予合同、与社会影响力组织签订合同，以及为值得公平的群体（包括但不限于妇女、明显少数群体（种族化人士）、残疾人和 2SLGBTQIA+ 人士）创造就业和/或技能发展机会。

4.6。环境管理

e8体育 将考虑商品和服务的整个生命周期影响以及总拥有成本。它将寻求以优先考虑环境健康和社区福祉的方式生产、交付、使用和处置的商品或服务，并将寻求节能、最大限度地减少温室气体 (GHG) 排放、产生最少的废物、保护和改善水质以及保护生物多样性的商品和服务。

4.7。道德合规

e8体育 希望供应商及其分包商遵守道德商业行为的最低标准。这些道德标准涵盖国家和国际法律中规定的最低要求，包括但不限于公平劳动、员工待遇、工资和福利、工作条件以及反腐败/贿赂。

5。政策

5.1

采购商品和服务的适当采购流程应根据商品和服务的合同总价值并按照程序中的概述确定。所有超过 25,000 美元的采购均应通过采购服务部门进行管理。

5.2

e8体育 或代表 e8体育 购买的所有商品和服务都必须经过 F3 – 财务审批和签署机构政策中规定的相应财务机构的批准。

5.3

e8体育 将根据适用的法律、法规和相关贸易协议进行所有采购。必须识别、评估和减轻与采购相关的风险，包括财务、法律和声誉风险，以保护机构资源。

5.4

e8体育 认识到，在某些情况下，进行竞争性招标流程可能不切实际，也不符合该机构的最佳利益。在这种情况下，只要满足特定条件，可以允许对货物或服务进行非招标采购。这些条件在程序中进行了概述。豁免请求必须遵循程序中描述的流程，并将根据具体情况进行评估。所有豁免的最终批准均由采购总监负责。

5.5

只有 e8体育 采购部门工作人员有权向供应商发出正式采购订单，但辅助服务指定采购人员除外，他们有权按照程序中的规定发出采购订单。

5.6

e8体育 员工应在任何采购流程中遵守最高标准的诚信和道德行为，并遵守政策 P1 – 利益冲突政策和政策 P3 – 道德行为和行为准则包括以下内容：

1. 员工应识别并披露采购过程中可能出现的任何真实、潜在或感知的利益冲突；
2. 员工不得直接或间接索取或接受供应商提供的可能影响或看似影响采购决策的任何金钱或物质礼物、折扣、好处或其他有价之物；
3. 禁止以将其美元价值降低到低于本政策或程序中规定的阈值为目的而构建、分割或分割购买。

5.7

为了确保有效的内部控制，e8体育 将在整个采购流程中保持职责分离。完成包括供应商选择在内的完整采购交易的人员不得少于三人。为了更清楚起见，五个关键采购角色中的至少三个（请求者、预算审批者、采购代理、接收者和付款处理者）必须由单独的个人执行。

5.8

e8体育 可以参与协作采购计划和合作团购组织，只要此类计划被确定符合 e8体育 的最佳利益。如果 e8体育 参与此类联合采购计划，e8体育 可以遵守进行采购流程的实体的政策，前提是此类政策符合立法要求和贸易协议，并符合本政策的精神。所有团体采购活动均应得到 e8体育 采购总监的批准。

5.9。可持续且对社会负责的采购

e8体育 致力于利用其采购来加强曼尼托巴省和加拿大的文化、社会、环境和经济繁荣。 e8体育 将实施可持续和对社会负责的采购实践，以支持现在和子孙后代的包容性和公平的经济，同时保持财政责任和尊重贸易协定。

在采购商品和服务的过程中，e8体育 员工必须：

1. 确定商品或服务以及供应商的企业实践在采购策略中的影响，以优先考虑最相关的本土、社会、环境和道德问题或适用于特定采购的机会。
2. 将可持续性和社会责任考虑因素纳入采购流程。这可以通过以下方式完成：
   1. 在竞争性采购之前与本土、有社会影响力的供应商进行积极的接触/广告；
   2. 将适用的可持续发展和社会责任要求纳入竞争性招标流程，以征求供应商的相关回应；
   3. 在竞争性出价评估中，与其他业务和技术标准一起确定可持续性和社会责任的适当权重；
   4. 为本土企业或社会影响力组织举办专属竞赛。
3. 确保供应商及其分包商在采购流程的各个阶段都遵守 e8体育 的供应商行为准则。
4. 向供应商传达 e8体育 的可持续和对社会负责的采购实践，并在有机会时与他们互动，帮助他们提高绩效。
5. 将可持续性和社会责任考虑纳入供应商绩效管理和合同管理。
6. 衡量可持续且对社会负责的采购流程和结果，以监控和提高绩效。

任何采购中考虑可持续性和社会责任的程度将取决于合同总价值、影响潜力以及供应商的市场准备情况。员工应参考 e8体育 的可持续采购工具包，获取有关将可持续发展考虑因素纳入竞争性招标和低价值采购的指导。

6。职责

6.1

财务和行政副总裁负责批准本政策下的所有程序。

6.2

执行领导团队负责：

1. 为组织和采购设定战略方向，包括可持续和对社会负责的采购优先事项和目标；
2. 定期接收采购部门的更新和报告，以设定未来的优先事项；

6.3

采购负责：

1. 战略采购：
   1. 根据最佳价值协调供应商的评估和选择；
   2. 按照程序中的规定管理竞争性出价流程（例如 RFx）。
2. 采购和订单管理：
   1. 根据批准的预算和采购程序发出采购订单；
   2. 监控订单状态并确保及时交货；
   3. 管理现有订单的更改或取消。
3. 采购计划和指导：
   1. 指导部门应用本政策；
   2. 开发和实施采购程序、模板和工具；
4. 合规与风险管理：
   1. 确保遵守采购政策、程序以及监管要求和适用的贸易协议。
5. 采购合同管理：
   1. 起草、谈判和审查采购合同；
   2. 维护采购合同和供应商记录的集中存储库。
   3. 向员工提供合同管理建议，以确保符合标准并降低风险
6. 供应商管理：
   1. 与金融服务部门共同批准供应商用于采购；
   2. 管理供应商绩效和争议解决。
7. 可持续发展和社会采购：
   1. 制定和维护可持续且对社会负责的采购程序、工具、资源和培训，以确保采购流程遵守本政策；
   2. 协助部门单位将可持续和社会责任的考虑因素纳入采购策略、规格和采购流程；
   3. 参与与 e8体育 使命、愿景和价值观相一致的其他 e8体育 计划，包括可持续且对社会负责的采购活动；
   4. 只要有机会，就与 e8体育 的供应商合作，在与 e8体育 签订的合同范围内，改进他们所提供的商品或服务的可持续和社会责任元素；
   5. 领先的数据收集、合规性和计划监控，以便向领导层报告可持续和对社会负责的采购情况；和
   6. 与本土战略、环境管理和其他主要利益相关者合作，确保可持续且对社会负责的采购流程与更广泛的协调、环境管理和包容性、多样性、公平性、多样性和无障碍性规划和活动保持一致。

6.4

本土战略、环境管理、EDI 战略团队和无障碍服务负责：

1. 在需要时提供可持续发展和社会责任相关的专业知识和建议，以支持市场研究、供应商参与、招标内容创建和投标评估；和
2. 支持开发和实施可持续且对社会负责的采购沟通和培训活动，并确保关键信息与企业沟通保持一致。

6.5

院长、董事和预算经理负责：

1. 通过在部门单位内宣传和沟通政策要求和原则，并提供部门单位数据（如果相关），展示对可持续和对社会负责的采购的支持。
2. 在其权限级别内批准采购请求（F3 – 财务批准和签署权限；
3. 确保采购符合预算考虑和 e8体育 目标；
4. 了解并要求遵守组织合同承诺。

6.6

法律服务负责：

1. 审查高价值或复杂的合同以降低风险；和
2. 就法律风险、供应商纠纷和合同执行提供建议。

6.7

金融服务:

1. 确保准确记录采购交易并在适当的预算范围内调整；
2. 审查和管理供应商财务数据，包括但不限于银行信息；
3. 确保在向供应商付款之前满足交易和匹配标准；
4. 进行审核以验证政策和公共部门准则的遵守情况。

7。不合规

7.1

违反本政策和任何相关程序的 e8体育 员工可能会受到纪律处分，情节严重者可被解雇。

8。审核期

本政策将在五年内进行审核。

9。相关文件

1. 采购程序
2. F3 – 财务审批和签署权限
3. P1 – 利益冲突
4. P3 – 道德行为和行为准则
5. 理事会政策手册
6. 本政策生效期间适用于 e8体育 的所有贸易协议