H12 – 混合E8官方网站流程

第 1 部分：简介

1.0 目的

1.1

这些程序旨在概述根据以下规定以公平、公正和一致的方式请求、批准和实施安全有效的混合E8官方网站安排的流程：混合E8官方网站政策.

2.0 定义

2.1

“混合E8官方网站”是一种自愿、临时和灵活的工作安排，员工在获得管理层批准后，可以通过包括校内工作和在家（或其他批准的校外地点）工作的工作时间表履行分配的职责。混合工作不会改变员工的工作总部、工作时间或雇佣条款和条件。在 e8体育，混合工作安排可能包括：

1. “固定混合E8官方网站安排”这种类型的安排涉及预先确定的时间表，其中指定了在校园E8官方网站的特定日期和在家E8官方网站的特定日期。例如，员工可能每周一、周三和周五在校园E8官方网站，周二和周四在家E8官方网站。时间表是一致的并提前商定的。
2. “灵活的混合E8官方网站安排”这种类型的安排可以更灵活地确定校园内和在家E8官方网站的时间安排，通常是在设定的框架或最低校园内要求内。例如，员工可能需要每周至少在校园呆两天，具体天数根据运营要求和个人偏好而有所不同，只要满足部门的整体期望即可。
3. “混合混合E8官方网站安排”这种类型的布置结合了固定和灵活的混合布置。例如，员工可能需要每周三到现场，同时还可以根据运营要求和个人喜好自主和灵活地选择额外的在校园或在家E8官方网站的时间。

2.2

“混合E8官方网站协议”是 e8体育 与员工之间的书面安排，概述了经批准的混合工作安排的条款和条件。混合工作协议通常包括商定的工作时间表、安排期限、批准的混合工作地点、设备期望、健康和安全考虑因素以及绩效和合规要求。

2.3

“混合E8官方网站安全检查表”是用于评估和确认员工在家E8官方网站是否符合健康、安全和人体工学标准的必需工具。该清单必须作为混合E8官方网站安排审批流程的一部分完成，并定期审查和更新。

2.4

“员工”指 e8体育 以全职、兼职、定期或合同身份雇用的任何个人。

2.5

“管理”或“经理”指有权监督员工E8官方网站、批准E8官方网站安排和管理部门运营的个人。这可能包括执行董事、董事、院长、经理、主席或同等人员。

2.6

“校园E8官方网站”指在 e8体育 占用的任何建筑物、场地、移动车辆或任何其他场所或地点（无论是室内还是室外）进行的工作，其中一名或多名员工或自营职业者正在从事工作或曾经工作过。

2.7

“在家E8官方网站”指在员工住所或其他经批准的安全、合适、有保障且支持所需E8官方网站任务的校外地点进行的E8官方网站。

2.8

“E8官方网站场所”是指雇员为雇主E8官方网站的任何地方。这包括在校园内、户外、在家中的第三方场所或任何其他经批准的E8官方网站地点进行E8官方网站的地点。家庭办公室等经批准的E8官方网站场所被视为E8官方网站场所的延伸。

2.9

“设备”指员工有效履行其职位职责可能需要的工具、技术、软件、系统访问和E8官方网站场所设施。这些通常包括：

• 笔记本电脑和充电器
• 显示器、键盘和鼠标
• 带麦克风的耳机
• 扩展坞或适配器
• 访问安全的互联网连接
• VPN 或安全远程访问工具
• 许可的软件应用程序
• E8官方网站场所家具，例如桌子、椅子和适当的照明

设备要求因职位而异，并由管理层确定。

2.10

“操作要求”指履行 e8体育 的使命、提供服务以及保持学术和管理卓越性所需的需求、优先事项和条件。操作要求将考虑部门或工作区域所执行的工作性质、职位的具体职责和责任以及员工的个人表现是否适合混合工作。操作要求是确定混合工作安排是否合适的关键因素。

2.11

“员工兴趣或偏好”指可能影响员工混合E8官方网站要求的个人情况、E8官方网站方式或情境因素，包括与E8官方网站与生活平衡、通勤、注意力和生产力或E8官方网站环境相关的偏好。这些与与残疾、医疗需求、家庭状况或人权立法规定的其他受保护理由相关的正式就业便利要求不同，这些要求根据以下条款予以解决：就业住宿政策.

3.0 应用

3.1

这些程序适用于参与请求、审查、批准和实施混合E8官方网站安排的所有员工、经理和支持部门，如《混合E8官方网站安排》中所述混合E8官方网站政策.

3.2

这些程序不适用于：

1. 关键运营情况，例如因恶劣天气、紧急情况或公共卫生指令而关闭校园。这些情况根据单独的连续性或紧急响应政策和程序进行管理，并可能导致已建立的混合E8官方网站安排的修改或暂时终止。
2. 临时、偶尔或一次性的在家E8官方网站请求（例如，在家E8官方网站一天）。这些类型的请求由员工经理自行决定进行非正式管理，不需要正式的混合E8官方网站协议。
3. 就业便利 员工请求或要求与残疾、医疗需要或人权立法规定的其他受保护理由相关的就业便利时，必须按照以下规定提供便利：就业住宿政策.
4. 混合E8官方网站安排，其中涉及教师履行行政职责，例如在家中或其他经批准的异地地点执行行政职责，如管理层根据集体协议同意的。
5. 省外或国际混合E8官方网站请求。这些类型的请求需要与人力资源服务部门协商并进行特殊考虑/批准。

3.3

根据混合E8官方网站政策建立的混合E8官方网站安排并非旨在取代病假或持续的家庭或育儿责任。

第 2 部分：程序

这些程序建立了在 e8体育 内实施和管理安全有效的混合工作安排的流程。它们旨在促进一致性、公平性、运营有效性，并在适当的情况下支持灵活的工作选择。

4.0 部门评估

4.1

为了确定混合E8官方网站在部门内是否可操作支持，管理层必须使用以下方法进行正式评估.

4.2

此工具旨在指导各部门评估与混合E8官方网站相关的E8官方网站职能、运营要求、服务交付影响以及团队动态。该工具的目的是确保有关混合E8官方网站可行性的任何决策都基于对运营要求的一致和全面的审查。

4.3

经理完成部门评估后，必须对该评估进行审核和批准。经理/主席完成的评估必须提交给其董事/院长审核/批准。董事/院长完成的评估必须提交给执行董事（或同等人员）审查/批准。所有建议均应由执行董事（或同等人员）审查或确认。

4.4

经过审核和批准后，经理负责以清晰、一致和透明的方式向其部门范围内的所有员工传达部门评估的结果。沟通必须围绕可请求的混合E8官方网站安排类型概述一致的参数；是否有任何特定日期要求员工在校园或员工必须遵守的最低校园时间表。该沟通还必须概述员工必须提交混合E8官方网站请求的方式和时间。

4.5

人力资源服务可在整个部门评估流程中提供建议和指导，并根据需要支持沟通流程。

5.0 员工请求

5.1

寻求参与混合E8官方网站安排的员工必须使用提交正式请求.

5.2

此表单标准化了请求流程，并确保收集必要的信息，以支持对员工请求进行公平、一致和透明的评估。

5.3

人力资源服务部可以为员工提供填写员工申请表的建议和指导。

6.0 经理评估

6.1

经理必须使用评估每个提交的混合E8官方网站请求.

6.2

经理评估工具旨在指导经理对员工请求进行平衡评估，同时考虑运营要求和员工兴趣或偏好。该工具还可以作为管理人员记录其决策理由的文档工具。

6.3

审核请求后，经理必须及时、透明地向员工传达评估结果。结果包括经理可以批准、修改或拒绝混合E8官方网站请求。经理应该向员工提供其决定的理由。

6.4

经理必须向人力资源服务部提交完整的经理评估工具。

6.5

人力资源服务可以为经理评估请求和确定适当的结果提供支持。

7.0 混合E8官方网站协议

7.1

如果混合E8官方网站请求获得批准，则必须使用以下方式正式记录该安排：.

7.2

此模板概述了商定的E8官方网站时间表、期望和混合安排的条件。该协议的目的是明确界定员工和经理之间的责任并建立相互理解。员工和经理都必须填写并签署协议。

7.3

签署的协议必须提交给人力资源服务部进行中央协调和跟踪。

7.4

混合E8官方网站协议中的员工必须在 HRIS 系统中准确反映他们的时间。这意味着，对于员工在家E8官方网站的任何时间，或在家庭地点批准的备用E8官方网站时间，员工必须在 HRIS 系统中输入“在家正常E8官方网站时间 [1031]”代码。

7.5

管理层保留要求员工随时到校上课的酌处权，无论其混合E8官方网站协议中概述的条款如何。虽然我们将尽一切努力提供合理的提前通知，但运营要求可能需要短期通知要求。从员工的混合E8官方网站地点通勤到校内E8官方网站地点所产生的差旅费和停车费不符合报销资格。除非管理层另有批准，否则此类通勤时间将不被视为E8官方网站时间。

8.0 混合E8官方网站安全检查表

8.1

A必须从混合E8官方网站协议中指定的地点完成每项E8官方网站。管理层必须确信拟议的混合E8官方网站地点符合清单中规定的标准。必须在任何协议开始之前填写清单并提交给人力资源服务部。

8.2

安全检查表的目的是维护 Polytech 对员工安全和健康的承诺，并确保员工的混合E8官方网站环境符合健康和安全要求。检查表确保员工及其经理对建立和维护安全混合E8官方网站安排以及报告和应对健康和安全问题的期望和责任有清晰的共同理解。

8.3

员工必须联系其经理以及安全、健康和安保服务部门，报告E8官方网站时间内在混合E8官方网站地点发生的任何工伤事故。管理层需要对引起他们注意的新出现的安全和健康问题做出回应。

8.4

员工不得在家中的E8官方网站地点召开现场会议。

8.5

安全、健康和安保服务可就安全检查清单以及相关的安全和健康问题或注意事项向员工和经理提供建议和指导。

9.0设备和信息安全

9.1

理工学院将为员工提供在校园E8官方网站时有效履行其职位职责所需的设备。

9.2

设备要求因职位而异，并由管理层确定。

9.3

管理层应以一致且具有成本效益的方式确定设备要求。

9.4

管理层负责跟踪和维护指定设备的准确记录。员工有责任保证所有分配的设备安全、可靠且状况良好，并根据混合E8官方网站政策使用这些设备。所有设备必须妥善使用，并应要求或不再需要时（例如终止雇佣关系或E8官方网站安排发生变化时）归还给理工学院。

9.5

员工可以在校园E8官方网站地点和家庭E8官方网站地点之间来回携带个人计算设备（即笔记本电脑）。与在家中安全有效E8官方网站的设置和维护相关的所有其他设备和费用将由员工负责。

9.6

员工将负责根据加拿大税务局的指导方针，确定自己的资格并在个人所得税申报表上申请任何符合资格的扣除额。

9.7

校内E8官方网站设备必须按照理工学院的采购程序采购。

9.8

员工必须遵守与信息安全、数据隐私和机密信息处理相关的所有机构政策，无论E8官方网站地点如何。管理层和员工有责任确保所有敏感信息得到妥善保护并防止丢失。必须制定计划并记录在混合E8官方网站协议中，以确定如何存储、保护和适当处置混合E8官方网站地点中保存的敏感信息的物理副本。如果发生盗窃、信息泄露或安全漏洞，员工必须立即向经理报告，以便采取适当的缓解措施。

9.9

信息技术解决方案可提供有关设备和信息安全要求的建议和指导。

10.0 校园E8官方网站地点规划

10.1

管理层将确保员工在预定的校内E8官方网站时间内拥有指定的校内E8官方网站地点。可能不会为每位员工分配专用E8官方网站站，但管理层将确保为所有在校园E8官方网站的员工提供共享或灵活的E8官方网站站。

10.2

环境管理和校园更新可提供有关空间规划、共享E8官方网站站和可用校园E8官方网站地点的建议和指导。

11.0 员工绩效、行为和责任

11.1

在混合安排下E8官方网站的员工必须继续满足所有绩效预期，在E8官方网站时间内待命，并遵守所有 Polytech 政策、程序和行为准则。

11.2

为了达成共识，经理和员工必须明确与可用性、沟通、可交付成果和责任相关的期望。

11.3

员工应遵守商定的E8官方网站时间表，并在预定的E8官方网站时间内保持空闲并积极响应。

11.4

任何适用的加班都必须根据机构惯例预先批准。

11.5

人力资源服务可支持经理和员工建立和审查绩效和责任期望。

12.0 混合E8官方网站协议审查

12.1

所有混合E8官方网站协议必须每年审核一次，以与学术和运营规划周期保持一致。作为年度审查的一部分，所有混合E8官方网站协议和混合E8官方网站安全检查表必须更新并提交给人力资源服务部。经理可以酌情进行更频繁的审核。

12.2

由于绩效问题、运营需求或其他考虑因素，混合E8官方网站安排可能随时修改或终止，并会发出适当的通知。

12.3

人力资源服务部可提供有关修改或终止混合E8官方网站安排的建议和指导。

13.0 其他资源和支持

13.1

支持有效实施和管理混合E8官方网站安排的额外资源可在.