E8官方网站 P1 — 利益冲突程序

1。简介

1.1

用途：这些程序旨在为员工提供有关实施的指导政策 P1 – 利益冲突.

1.2

权限：e8体育 已发布并批准政策 P1 – 利益冲突，并授权首席人力资源官制定和维护本文件中规定的程序。

2。定义

2.1

这些程序中的术语应按照政策 P1 – 利益冲突中规定的定义进行解释。

3。利益冲突

3.1

考虑情况是否构成利益冲突、感知的利益冲突或潜在利益冲突的员工可以参考此非详尽列表，作为可能构成利益冲突的情况的进一步指导。认识到自己可能存在利益冲突、感知到的利益冲突或潜在利益冲突或不确定是否存在冲突的员工必须做出声明。

1. 咨询– 咨询是与个人领域或学科相关的专业活动，其中与第三方存在按服务收费或同等关系。在私人时间担任顾问的员工将避免使用 e8体育 资源（例如设施、实验室、工作室、设备、信息技术资源）。
2. 教学/讲座– e8体育 员工可能会被各种组织邀请在其专业领域进行演讲。 e8体育 鼓励这种对社区的参与，前提是此类企业不会扰乱 e8体育 的服务或给 e8体育 带来财务负担，并根据本程序进行适当的申报和评估。因属于员工义务和责任的工作而收到的任何款项均应汇给 e8体育，除非该工作是在员工自己的时间进行的，或者是在 e8体育 的指示下进行的。员工必须申报此类工作以制定缓解管理计划。
3. 业务– 员工不得从事与 e8体育 竞争的业务，并应申报其在工作期间从事的所有商业活动，无论他们是否认为存在直接冲突。这包括个人、通过家庭成员或其他同事或通过员工拥有经济利益的公司进行的业务。
4. 志愿服务/赞助– 员工应避免因志愿者利益而损害 e8体育 的情况（包括但不限于为筹款活动寻求折扣空间）。此外，员工不得利用其在 e8体育 的职位为其志愿者组织谋取优先使用 e8体育 设施的权利。此外，所有学院赞助将按照 e8体育 的赞助指南进行管理。如果志愿者组织寻求 e8体育 的任何赞助，员工必须申报此类志愿者活动，以便制定缓解管理计划。
5. 教学材料– 教师必须事先获得院长的批准才能将其个人创作的作品指定为必需的文本或阅读材料。讲师和非教学人员不得不当影响课程相关商品或服务的购买，以获取金钱或个人利益。员工必须声明制定缓解管理计划。
6. 大学创业– 如果员工或其直系亲属在该企业中存在现有关系、个人或经济利益、与员工的工作范围相关或担任高管职位，则员工不得影响有关 e8体育 与该企业之间拟议关系的决策。员工必须在出现此类关系时声明此类关系，以制定缓解管理计划。
7. 大学生、人员和资源的使用– 员工不得利用学生劳动、员工劳动或大学时间和资源为员工有个人利益的企业开展工作。在工作或教学期间利用学院工作人员或学生执行与学院活动或教学不直接相关的职责是不合适的。禁止员工使用学院资源、资产或设施为私人利益谋取利益。
   
   我们认识到，员工在工作时间可能会有各种个人要求。员工将以合理的方式行事，并在个人时间处理外部活动。

3.2

参与外部董事会：

1. 员工必须披露其参与外部董事会的情况。
2. 员工不得接受任何被任命为 e8体育 代表的组织的金钱报酬或酬金。如果文化礼仪要求接受此类礼物，员工应立即将礼物转交给首席人力资源官，以便妥善分配。
3. 如果员工参加不代表 e8体育 的外部董事会，则该员工必须在非大学时间内履行与该任命相关的任何职责，除非人力资源总监批准的特殊情况。在任何情况下，员工都不得同时获得 e8体育 的薪酬以及外部董事会的薪酬。

3.3

收到礼物、福利和免费物品：

1. 员工不得为了个人利益直接或间接要求或接受与 e8体育 开展业务的任何个人或公司提供的礼物、恩惠或服务，但其中列出的某些例外情况除外。
2. 礼物
   1. 禁止员工向供应商、潜在供应商或其他 e8体育 利益相关者索取礼物、酬金或任何其他个人利益或好处。礼品不仅包括商品和产品，还包括个人服务。
   2. 禁止员工接受金钱或服务礼物。在有限的情况下，在以下情况下可以接受膳食或其他礼物：
      1. 它们是该行业适当且惯例的客户发展礼物，鉴于员工、管理人员或董事所担任的职位，这些礼物可能不会被合理地视为奢侈；或
      2. 它们是广告和促销材料，清楚地标有公司或品牌名称，具有名义价值。
   3. 任何不符合上述准则的礼物都必须报告给 e8体育 的首席人力资源官，以确定是否可以接受。
   4. 在所有其他情况下，如果礼品无法退回或这样做可能会对 e8体育 的持续业务关系产生不利影响，则必须通知首席人力资源官。首席人力资源官有权要求员工将此类礼物的所有权转让给 e8体育。
   5. 当 e8体育 支付出席费用的会议、研讨会、贸易展览或类似活动中向所有与会者提供门奖时，员工可以保留门奖。
   6. 未经根据本政策和程序声明，员工每年不得接受累计超过 200 美元的礼品。
3. 娱乐
   1. 员工不得鼓励或索取与 e8体育 有业务往来的任何个人或公司的招待。娱乐包括但不限于参加体育或其他特殊活动以及旅行。
   2. e8体育 通常仅接受供应商或销售商提供的体育赛事门票，前提是此类门票以随机分配的抽签形式提供给所有希望参加的员工。 e8体育 保留将礼物随机分发给大学社区成员的权利，例如抽奖体育赛事门票（不可拒绝门票）。
   3. 员工有时可能会接受未经请求的招待，例如活动门票，但仅限于以下条件：
      1. 接受招待已获得人力资源服务总监的批准，或者，如果是总裁兼首席执行官，他们可以接受符合本节要求的体育和活动门票，每年最多两次，无需特别批准，任何额外的门票必须得到董事会主席的批准；
      2. 这是正常业务过程中产生的，与 e8体育 员工的角色一致；
      3. 涉及合理支出，涉及金额与员工通常习惯于自己的业务或个人娱乐支出的金额一致；
      4. 娱乐活动的环境也必须合理、适当且适合员工、东道主和大学业务。

3.4

应仔细考虑供应商支付员工参加研讨会、会议、工厂参观等费用的报价。 e8体育 不应处于对供应商负有义务的境地。在接受此类费用之前，员工应在收到此类优惠后寻求其经理的指导。

3.5

员工不得直接或间接利用其在 e8体育 的采购权限谋取个人利益。这包括但不限于使用优惠的 e8体育 定价来谋取个人利益。

4。员工/学生关系

4.1

员工应避免可能妨碍或损害其维护公平学习环境责任的利益冲突情况。教师将以公正有效的方式指导、监督和评估学生。

4.2

员工和学生之间存在的权力不平衡不得用于谋取个人利益。如果有或可能有合理理由担心员工和学生之间的特定关系可能会给学生带来不公平的优势或使学生处于不公平的劣势，则存在利益冲突。员工必须声明此类关系才能制定缓解管理计划。

4.3

员工在 e8体育 就读期间不得寻求或参与与学生的业务、恋爱或性关系。如果与学生存在预先存在的恋爱关系、性关系或家庭关系，则必须声明此类关系，并遵守缓解管理计划。

4.4

教师不会偏袒特定学生。偏袒造成了不公平的学习环境。教师将公平地向班级中的所有学生分配时间和教学资源。

4.5

未能适当承认对学生的想法、工作或帮助的任何依赖均构成利益冲突。学生完成的作业或获得的成果只能根据政策 A-10 知识产权使用。

5。 e8体育 的个人代表

5.1

员工在以私人身份开展个人、政治或商业活动时不得给人留下代表 e8体育 意见或政策的印象。 e8体育 的某些员工根据其职位的性质（即高级管理人员、学院关系等），在进行个人、政治或商业活动时可能被推定代表 e8体育 的意见或政策。担任此类职位的人员有义务采取必要的合理步骤，以充分明确其观点或活动不代表 e8体育。学院员工在从事补充专业活动时不得使用 e8体育 的名称。

5.2

员工在不开展学院业务时不得使用学院抬头纸、学院名称或徽标、学院签名块或其他学院标识符。

6。裙带关系

6.1

e8体育 不禁止员工的直系亲属受雇于 e8体育 或保留为 e8体育 的承包商。然而，在雇用时、雇佣或合同关系期间或在现有雇佣关系期间家庭关系发生变化时可能会出现利益冲突，应根据政策和程序做出声明。

6.2

直系亲属之间通常不允许存在直接监督关系，只有在没有其他实际替代方案且人力资源总监已批准监督关系的特殊情况下才会出现。

6.3

员工不会积极参与其他家庭成员的招聘过程，也不会试图影响此类决定。

6.4

员工不会积极参与有关其他家庭成员晋升的讨论。

6.5

员工不得参与对其他家庭成员的工作绩效的评估。

6.6

当学生是家庭成员时，员工不得参与以下任何活动：

1. 关于录取或选择学生进入课程或项目的决定；
2. 学术性质的评估。如果由于计划的规模或性质而不可避免地进行此类评估，则该评估将提交给计划主席以供批准；
3. 确定学生的进步或学术地位；
4. 有关学生奖励、奖励或经济支持的决定；或
5. 有关学生纪律或参加学生申诉委员会的决定。

7。机密信息的使用

7.1

我们承认，员工在 e8体育 工作期间可能会接触到私人、个人或机密信息。个人信息受立法保护。私人、个人或机密信息不会被用于任何未经授权的目的，以使员工个人受益或根本受益。

7.2

员工不得为了自己的目的而操纵信息的发布，无论是延迟发布还是过早发布。

8。冲突声明

8.1

所有利益冲突声明均应通过以下流程进行：

8.2

收到就业机会的个人声明

1. 所有成功的候选人在最初收到就业机会时都应了解利益冲突政策和程序，包括因晋升或调动到其他职位而获得任命的情况。
2. 成功的候选人必须认识到利益冲突、感知的利益冲突或潜在的利益冲突，并向招聘经理做出书面声明。
3. 如果成功的候选人做出声明，人力资源顾问将与人力资源服务总监一起采取措施，在最终确认就业机会之前与相关个人解决问题。

8.3

就业期间声明

1. 如果员工认识到存在利益冲突、感知的利益冲突或实际的利益冲突，他们应通过既定的 Maestro 流程做出声明。声明必须包括：
   1. 相关员工及其经理的姓名；
   2. 导致该声明的具体情况；和
   3. 拟议的缓解管理计划。
2. 经理负责审核声明并建议是否：
   1. 批准当前情况，并制定缓解管理计划，以减轻和解决与相关员工一起讨论的冲突；或
   2. 禁止相关的冲突活动。

8.4

人力资源服务部随后将审查经理的建议，并指示员工停止该活动或向员工提供书面缓解管理计划，并根据声明保存适当的记录。如果对经理的建议有疑问，人力资源服务部可以联系经理以收集更多信息，和/或可以将经理的建议发送给经理的相应上级以获得二次批准。

8.5

声明将被视为机密，以安全的方式维护，并防止未经授权的访问。