E8官方网站 F3 — 财务审批和签署授权程序

1。目的

1.1

这些程序的目的是：

1. 支持财务审批和签署权限政策(F3)（“政策”）并提供有关如何实施该政策的信息；
2. 根据政策定义财务审批权限结构并建立签名官员的权限。

2。定义

2.1

这些程序中用作定义的所有术语应与政策中赋予它们的含义相同。

3。签字官员

3.1

董事会主席有权批准聘任 e8体育 总裁兼首席执行官并签署聘用函，并签署相关的雇佣协议。

3.2

在任何签署官员签署协议之前，董事会应批准政策第 4.3 节中规定的主要支出。

3.3

根据第 3.1 条，财务和行政总裁和副总裁有权签署所有协议，包括标准或非标准协议。

3.4

所有其他签署官员均拥有本程序第 4 节中为其投资组合规定的财务审批和签署权限。如果签署任何相关特定协议的权力不属于给定的投资组合，则可由财务和行政总裁或副总裁签署。

3.5

此外，仅出于所述目的，以下职位被指定为签字官员：

1. 人力资源顾问，用于签发聘用通知书、一般优先协议和相关的分配通知；
2. 负责签发或签署采购订单的采购官员；
3. e8体育 公司信用卡的授权持有人，其唯一目的是使用该卡。

4。财务审批机关

4.1

对投资组合或投资组合的一部分（例如给定的预算中心、项目、分部、部门或计划）拥有财务审批权的个人被视为签署官员，并可以为其投资组合或投资组合的一部分批准财务承诺并签署合同（包括非货币合同），但不超过以下由职位定义的财务权限限制，但始终须获得董事会批准和以下要求的其他批准政策和本程序：

4.2

值是按每个协议列出的，而不是按年度或其他方式列出。签署官员不得为了规避此限制而签订多项协议。

4.3

如果协议涉及多个单位，则签署官必须对所有受影响的单位拥有权力。例如，影响多个单位的协议应由相应的部门主管而不是经理签署。此一般规则的例外情况是，当涵盖多个单元的协议是第 7.1 段中提到的标准工作综合学习协议时，在这种情况下，该协议可由对学生参与工作综合学习的项目拥有权力的任何主席签署。

4.4

如果无法确定协议的价值，签署官应向财务和行政总裁或副总裁或根据第 3.0 条对投资组合拥有权力的任何其他执行人员进行处理。

5。一对一批准

5.1

每位签字官均应本着善意并以 e8体育 的最佳利益行事，不得批准财务承诺或签署任何协议，以免签字官陷入利益冲突或造成利益冲突。

5.2

一对一批准是一种控制操作，需要确保支出适当，并且是机构运营所必需的，签字官向其汇报的人员必须批准并签署可能存在冲突的项目，包括但不限于：

1. 签字官是收款人的付款，或者他们可能收到或被视为收到个人利益。例如，费用报销申请（旅行或其他）、公司信用卡对账单、向家庭成员或亲戚提出的付款请求以及职业发展交易都需要一对一审批者的批准。
2. 要求签字官直接使用商品或服务。签字官员不应批准自己的购买请求。

6。批准财务承诺和签署协议的一般原则

6.1

e8体育 签订的所有协议都必须采用书面形式，并应由单一授权签署官签署。协议不需要第二次签名即可获得 e8体育 的正式授权。

6.2

签署官员有权签署协议，并根据本程序第 4.0 条规定的美元金额（加拿大资金，含税）使 e8体育 遵守协议条款。

6.3

如果协议是对先前签署的协议的修订、延期或续订，则仍应以与原始协议相同的方式并根据签署政策和这些程序使用协议的总价值进行处理。例如，在修订价值为 55,000 美元的情况下，如果修订将协议总价值从 95,000 美元增加到 150,000.00 美元，则指定签署官员将是指定签署价值 150,000 美元（即合同总价值）的合同的职位。

6.4

除非另有说明，签名权授予某个职位，而不是某个特定个人。

6.5

所有协议都必须以 e8体育 的正确法定名称签订，即“e8体育”。理事会（董事会）、学校、部门、单位和个人员工不得直接列为协议当事人。

6.6

在签署协议之前，签署官必须对以下事项感到满意：

1. 协议的业务条款已经过审核并且可以接受；
2. e8体育 能够履行协议规定的义务（包括财务义务），并且另一方也有合理可能履行其义务；
3. 本协议符合所有适用的立法和集体协议；
4. 本协议符合所有 e8体育 政策和程序，包括但不限于：
   1. M1 – 采购政策；
   2. P3 – 利益冲突政策；
   3. G2 – 餐饮、旅行和娱乐政策
   4. 公司信用卡指南和程序
5. 本协议不与任何现有合同义务相冲突；
6. 已获得 e8体育 政策或程序要求的所有批准，包括董事会的批准（如果需要）；
7. e8体育 由于本协议而获得的利益或责任已被考虑并且是合理的；
8. 本协议产生的风险和责任已减轻到合理程度；
9. 根据本程序的要求，已获得法律审查，并且法律问题已以法律与合规部门可接受的方式得到解决；
10. 如果协议是标准协议，则仅通过添加文档中要求的特定信息来完成协议，而不是通过添加或排除任何其他信息来完成；
11. e8体育 专有的知识产权权益受到符合 e8体育 政策和程序、集体协议和现有法律义务的条款的适当保护；和
12. 涉及收集、使用和/或披露个人和/或个人健康信息的情况，已咨询法律与合规部门。
13. 如果协议是与个人签订的，则已咨询人力资源部并确认该协议不被视为雇员关系。

6.7

e8体育 的总裁和任何高管有权随时无故以书面形式限制其报告单位内任何签署官员的签署权。

7。协议需要法律审查

7.1

以下类型的协议被视为标准协议，可由上述第 4 节中指定的相应签署官签署，无需进一步的法律审查，只要这些协议是按照法律与合规部门提供的任何指示完成的，并且不需要对已批准的标准 e8体育 模板条款进行任何更改，并且符合任何其他适用的 e8体育 政策、程序或政策类别批准；

1. 金钱
   1. 10,000 美元以下的演讲者协议
   2. 提供 50,000 美元以下的培训协议
   3. 提供 25,000 美元以下的研究服务协议
   4. 25,000 美元以下的位置协议
   5. 提供 25,000 美元以下的服务
2. 非货币
   1. 研究保密协议
   2. 无薪工作综合学习协议（无薪 WIL 协议）
   3. 学生保密协议
   4. 学生豁免
   5. 企业家居住协议

7.2

以下类型的协议虽然是非标准协议，但被视为风险较低，只要它们符合任何其他适用的 e8体育 政策、程序或政策类别批准，就可以在未经法律与合规部门审核的情况下签署：

1. 只要标准采购订单条款没有发生变化，授权采购服务员工就可以签订根据货物标准采购订单条款和条件或服务标准采购订单条款和条件签订的协议；
2. 施工合同变更单；
3. 用于会议、宴会或会议的酒店房间、会议室、会议空间和餐饮租赁协议，总价值低于 50,000 美元；
4. 为图书馆购买书籍、期刊订阅或其他印刷出版物、音频或视频记录的协议，总价值低于 50,000 美元；
5. 图书馆电子资源许可协议，包括总价值低于 50,000 美元的书籍、期刊和其他出版物；
6. e8体育 营销和网络形象总监购买广告的协议（例如广告牌广告、印刷广告、广播广告等）；
7. 修改协议仅用于延长协议期限并相应增加协议总价值；
8. 聘用信。

7.3

所有其他协议在签署之前必须经过法律与合规部门的审核，并且可以通过既定的法律受理流程提交给法律与合规部门。

7.4

无论这些程序中有何其他规定，如果签署官合理行事，确定任何协议符合以下一项或多项标准，则该协议必须由法律与合规部进行审核，并且总法律顾问可以将该协议提交给总裁或适当的高管进行签署：

1. 该协议特别重要；
2. 该协议存在异常高的风险；
3. 该协议可能会让 e8体育 受到公众监督；
4. 该协议可能会影响e8体育的声誉或涉及有争议的事项；或
5. 本协议涉及《信息自由和隐私保护法》和《个人健康信息法》中定义的非典型收集、使用或披露个人和/或个人健康信息。

7.5

签署官可以将协议提交给法律与合规部门进行审查，以便随时获取建议和指导，包括协议不需要法律审查的情况。此类审查请求应通过既定的受理流程发起。

7.6

如果法律与合规部门未认可其审查过的协议，则只有在总裁或对投资组合具有决策权的适当执行人员同意的情况下才能签署该协议。

7.7

法律与合规部门所做的审核仅从法律角度进行，不包括对协议所依据的业务案例的评估。签署官负责确保协议符合业务和运营要求，并符合任何其他适用的 e8体育 政策、程序或政策类别批准。

8。合同日志

8.1

法律与合规部将在合同日志中保留 e8体育 签订的所有合同的记录（下文列出的合同除外）。

8.2

签署官员必须向法律与合规部门提供所有以墨水签署的协议，并将其放入合同日志中。使用 e8体育 批准的数字技术（目前为 DocuSign）签署的协议将由法律与合规部门添加到合同日志中。

8.3

如果通过“点击生效”或“点击接受”签署协议，签署官必须在接受条款后通知法律与合规部，提供所有条款和条件的副本，以及签署官已接受或授权该协议的书面确认。

8.4

某些类型的已签署协议无需提供给法律与合规部门以放置在合同日志中，但必须根据适用的记录机构时间表在本地进行维护，或转发到另一个中央办公室。这些协议包括：

1. 工会员工招聘文件无需转发给法律与合规部门，但人力资源部应保留完整的记录；和
2. 采购订单标准条款无需转发给法律与合规部门，但完整的记录应由采购部门保存。
3. 公司信用卡 - 持卡人协议无需转发给法律与合规部门，但完整的记录应由财务与行政部门保存。

9。政策类别批准

9.1

签署人员必须确保在签署协议之前已获得以下政策类别批准，其中包括：

10。政策和程序审查

10.1

法律与合规部门负责告知财务和行政副总裁，需要根据政策中规定的时间表对本程序进行正式审查。

10.2

e8体育 的审计长和总法律顾问共同负责本程序的实施、管理和审查。

10.3

所有 e8体育 员工都有责任遵守本程序。