e8体育 G2 – 餐饮、旅行和娱乐费用报销程序

1.0 目的

e8体育致力于公共资金的透明度、监督和负责任的管理。这些程序建立了一种机制，e8体育员工应根据该机制承担并寻求报销费用，无论是自付费用还是通过 e8体育发行的信用卡。

e8体育已发布并批准政策 G2 – 餐饮、旅行和娱乐并指示财务和行政副总裁制定和维护本文件中规定的程序。

2.0 优先准则

2.1

批准费用申请时，应考虑实现预期费用结果的其他方式（例如内部培训计划、电话会议等）并最大限度地减少成本和环境影响。

2.2

在这些准则未涵盖的情况下或在异常情况下，员工和审批者应做出判断，以确保费用合理且审慎。如果审批者或员工不确定，他们应该咨询他们的财务分析师。

2.3

必须有经批准的费用来源。

2.4

外部资助计划（例如赞助赠款）收取的费用应遵循这些准则，除非资助机构准则（或特定奖励的条款）根据以下规定施加了更大的限制政策 F4，研究经费合规.

2.5

强烈建议乘坐 e8体育业务出差的员工通过预订必要的旅行相关活动（例如交通、住宿等）e8体育授权旅行社。仅当该选择为 e8体育带来明显好处（例如节省成本）并记录为旅行预先批准的一部分时，员工才可以寻求其他旅行安排。

3.0 定义

这些程序中的词语具有政策 G2 中规定的定义，如下所示：

3.1

“商务餐”指：至少有一名 e8体育员工和一名或多名非 e8体育人员出席的用餐。商务餐必须具有与业务相关的目的，并且能够为 e8体育带来可识别的利益（例如，招生或业务发展）。

3.2

“内部业务费用”指：主要与 e8体育社区成员相关的业务费用，包括学生、员工、教师以及管理或咨询委员会成员（例如，与员工务虚会或工作午餐相关的费用）。

3.3

“私人餐食”指：员工在出差期间或集体协议 - 附录 F 中另有规定的个人餐费。

3.4

“政策”意思是：政策 G2，餐饮、旅行和娱乐政策.

3.5

“旅行状态”指：经雇主批准，雇员未离开其总部地区（直径不小于 24 公里或集体协议中定义的大都市或城市地区）从事涉及旅行和住宿的 e8体育业务（即审批机关).

4.0 审批流程

4.1

在 e8体育报销之前，所有费用都必须获得相应审批机构的批准。审批机构只会根据 G2 政策和程序颁发批准。

4.2

员工将就某些费用寻求相应审批机构的预先批准：

所有差旅费用都必须预先批准，但校区与马尼托巴省 e8体育业务其他地点之间的里程和停车费用除外。
1. 所有国际旅行还必须至少获得相关院长/主任的预先批准。审批机构（以及院长或主任，如果需要）负责确定预计费用是否可以编入预算。一个必须在产生任何费用之前填写并签署。
员工发展，例如会议活动和正式的课堂培训必须与任何相关或在产生任何费用之前填写并签署表格。
本程序中确定的需要预先批准的任何其他费用。

4.3

e8体育发行的信用卡的所有报销和收费费用索赔均需接受财务审查，以确保符合 e8体育政策和程序。任何审查或审计的结果都可能导致费用报销调整和/或调查和纪律处分。

5.0 文件和费用报销提交流程

5.1

每项费用报销必须使用并有相应的原始文件来支持通过以下方式提交的费用工作流程。

5.2

还必须提供合理的文件来支持发生费用或兑换货币（如果以加元以外的货币发生）时的有效汇率。支付卡月结单的副本，或从信誉良好的来源获得的费率（例如) 应用于支持该声明。

5.3

如果两名或两名以上员工一起旅行或参加活动，并产生共同费用，则 e8体育组织结构中最高级的员工将承担并申报该费用。如果员工处于同一层级，则与所发生费用关系最密切的员工将申报该费用。在可能的情况下，员工应单独承担和处理费用。

5.4

包括原始收据。

申请每日津贴时不需要收据。
供应商开具的原始收据（包括数字成像收据）必须支持报销请求。对于使用个人信用卡在线购买，e8体育接受付款后网站提供的发票（或购买、注册确认等）。
信用卡或借记卡收据不足以支持费用报销。必须提供详细的逐项收据。
如果收据不包含付款证明，员工必须证明该费用是由员工承担的（即还需要信用卡对账单）。
如果收据采用英语以外的语言，则收据上的关键词必须由独立第三方翻译（例如商品、数量、价格、地点等）。独立第三方可以是 e8体育员工。
如果员工因正当原因无法提供详细的明细收据，则必须在费用报销表上以书面形式说明此类原因，并由提交费用报销的员工签名。

5.5

申请报销费用的员工必须准备详细的报销申请，包括所有证明文件（费用报销表、员工发展和/或，以及原始详细收据的数字副本）。员工必须证明索赔的真实性和准确性，并连同所有支持文件一起提交。所有索赔必须经过审批机关的审查和批准。

5.6

与所有费用相关的详细信息必须根据审批机关和/或财务部门的要求提供。所有超过 24 小时的行程均需提供行程单。行程可能包括但不限于会议议程、酒店确认和/或航班确认。

5.7

员工有责任确保在发生费用后三个月内及时提交费用报销，除非报销总价值低于 10 美元。超过发生日期六个月后申请的报销可能不会被批准。员工还必须确保在财政年度结束（3 月 31 日）和/或雇佣结束前两周提交费用报销。

6.0 航空和铁路旅行

6.1 概述

当 e8体育指定首选旅行社时，员工将通过 e8体育的首选旅行社预订航空旅行，除非索赔员工证明可以节省成本或存在其他管理因素。
所有航空旅行均应预订经济舱。应考虑票价限制、航班时刻、折扣和减价票价，以获得最经济实用的票价。
升级至商务舱、头等舱或首选座位的费用可能由旅客承担。必须提供员工支付差价的证据以及填写完整的.
e8体育将承担一件托运行李的费用。航空旅行期间因运营要求而产生的任何超重行李费用均可获得报销。必须根据这些程序获得预先批准。
航班取消费用不可报销，除非相关审批机构另有授权。
如果铁路运输是最经济、最高效的交通方式，则可以报销。

6.2 服务等级

对于国内和国际航班，标准服务舱位是经济舱票价或同等票价。豪华经济舱旅行需要获得审批机构的预先批准；仅当飞行的至少一个航段超过 7 小时时才可获准。
经过人力资源服务部既定的住宿流程审核和批准后，可以授予因医疗状况而升级的旅行。
对于需要过夜旅行的铁路运输，可以使用专为一个人设计的卧铺车厢。

6.3 奖励/忠诚度计划和积分

在 e8体育业务旅行时累积的奖励/忠诚度积分或根据本政策产生的费用均属于员工的财产。
与奖励计划相关的所有费用均由员工承担。如果不会导致利益冲突并且 e8体育不会产生额外费用，员工可以收集忠诚度/奖励积分。如果员工选择收取的奖励会导致 e8体育承担更高的成本（例如选择提供忠诚度计划的酒店而不是较便宜的酒店），就会发生利益冲突。
使用个人奖励/忠诚积分购买的旅行不能申请报销。

6.4 旅行保险和旅行取消费用

旅客有责任在乘坐 e8体育业务旅行之前确保拥有所有必要的保险，包括旅行健康/医疗保险。员工应联系人力资源服务部以确认其作为 e8体育员工的保险范围。
因 e8体育业务旅行所需购买的任何额外保险均可报销，前提是保险仅涵盖旅客在 e8体育业务期间的旅行期间。
e8体育的综合一般责任保险承保在加拿大和美国境外旅行的员工。
行程取消保险不可报销。
除非相关审批机构另有授权，否则行程取消费用不可报销。

7.0 地面交通和停车

7.1 私人车辆的使用

员工在 e8体育业务期间可以使用自己的私人车辆。里程报销按照集体协议规定（报销标准也适用于排除在谈判单位之外的员工）。如果员工选择开车而不是飞往目的地，报销金额将是适用机票或里程报销金额中的较小者。
申领里程时，必须提供往返地点的详细信息。申报的里程数将基于可用的最短路线。仅当替代路线能够显着节省时间或提高安全性时，才可以申报里程。任何偏离最短路线的情况都应包含理由，并有谷歌/苹果地图等地图工具的参考支持。
员工住所与员工主要工作地点之间的里程不可报销，除非审批机关根据集体协议条款明确允许。
当乘坐 e8体育业务从家到员工主要工作地点以外的地点时，可以按如下方式索取里程 - 可报销里程等于行驶距离减去从员工家到主要工作地点的距离。
1. 如果上面计算的距离小于或等于零，则里程不可报销。

7.2 出租车或拼车

住所和机场之间的票价可报销。
如果在考虑成本和时间效率后，确定这是最合理的交通方式，则 e8体育校区与温尼伯 e8体育业务其他地点之间的票价可以报销。在使用出租车或拼车之前，员工会考虑使用私家车、公共汽车或拼车。
出租车和拼车小费最多可报销税后总费用的 15%（如果包含在收据中）。

7.3 车辆租赁

仅当车辆租赁是相对于需求而言最经济的交通方式时，才应使用车辆租赁。费用报销表中必须详细说明适当的解释。
e8体育强烈建议员工通过其在线门户预订车辆租赁，该门户可通过工作流程。这确保了适当的车辆租赁保险范围 - 例如责任保险和损坏豁免 - 包括在内。如果 e8体育授权的旅行社/在线门户不用于车辆租赁，员工必须通过个人信用卡或租车公司确保有足够的保险。
应使用标准型、中级型、经济型和紧凑型车辆。
如果至少满足以下条件之一，员工可以预订更大的车辆：
- 四名或更多 e8体育员工一起旅行（例如，SUV 可能合适）。
- 需要更大的车辆来满足业务目的/运营需求（例如，小型货车、1/2吨皮卡车或用于运输招聘用品或大量材料或特殊设备的货车）。要申请更大的车辆，您必须通过获得批准并在中提交采购申请获得批准后。
员工负责给油箱加气，并按照租赁机构要求的条件归还租赁的车辆。

7.4 停车

乘坐 e8体育业务时产生的停车费可以报销。
在选择是否使用出租车、拼车或在机场停车时，员工必须选择最具成本效益的选项。

8.0住宿

8.1

e8体育承担单人间的费用、税费和非全权住宿费。员工应入住该地区平均水平且价格最经济的住宿。如果适用，应索取公司折扣率。

8.2

旅客在预订住宿时必须确保可以选择取消/退款。应考虑任何限制、费用、折扣等，以获得最经济实用的价格。

8.3

参加大会、大会或会议的出差员工可以入住主办酒店或距大会、大会或会议合理距离内的合适住宿。

8.4

酒店（或其他住宿）收据上的费用必须逐项列出。账单上出现的任何与膳食相关的项目都必须附有详细的膳食收据并符合这些程序。

8.5

取消任何房间预订的处理方式必须最大限度地减少 e8体育的成本。不必要的额外住宿将不予报销。员工应安排延迟入住、延迟退房或寄存行李，而不是因额外住宿而产生费用。

8.6

短期租赁住宿（例如 Airbnb、VRBO 等）只有在具有明显优势的情况下才会被考虑，例如与商业住宿相比可以节省长时间旅行的成本。将提供商业住宿选项的当日报价，以支持成本效益。

9.0 餐

9.1 个人膳食

根据集体协议 - 附录 F 的规定，符合条件的员工可以申请报销个人餐费，最高限额为 e8体育规定的最高金额（请参阅第 9.3 条每日津贴和杂项津贴).
或者，可以申请每日膳食津贴。员工必须满足集体协议规定的条件，才有资格获得每日津贴。
如果会议或其他活动提供食物，则不得申请个人餐食或每日膳食津贴。
酒精饮料不可报销。

9.2 商务餐

商务餐是可报销的费用。
在特殊情况下，并经相关审批机关和财务与行政副总裁预先批准，如果购买酒精饮料具有可识别的商业目的，则可以报销酒精饮料。
申请商务餐时，申请者员工必须提供所有出席人员的姓名和职务、所讨论的 e8体育业务、e8体育的福利以及详细的明细收据。
参加商务餐的 e8体育代表人数应保持在最低限度。只有那些最直接参与活动业务目的的员工才可以参加。

9.3 每日津贴和杂项津贴

可以申请每日津贴来代替实际费用。当个人的实际费用难以与团体分摊费用（即团体餐）分开或实际报销中涉及的记录保存异常繁重时，每日报销是有利的。
集体协议规定的“省内”每日津贴率将作为报销加拿大境内所有旅行费用的基础。
以下费率由 e8体育定期审核和调整。

详情	加拿大 ($) *	国际 ($) *
早餐	11.90	24.00
午餐	15.15	26.00
晚餐	27.05	50.00
小计（每日）	54.10	100.00
杂事	8.00	10.00
每日津贴和杂费总计	62.10	110.00

*加拿大 ($)

实际个人餐费加拿大境内如果有每天最多 80.75 美元（包括小费和税费）的收据支持，则可以根据集体协议要求超过上述最高限额。
超过上述最高限额的实际国际个人膳食费用，如果有收据支持，则可申报最高限额为国家联合委员会费率规定的每日最高限额：
- 该
- 该

9.4 包含在其他可报销项目中的餐食

如果膳食包含在其他可报销项目中，则不提供每日津贴。例子包括：
1. 交通费 - 中途开始或结束旅行的旅客不应申请全额每日津贴。同样，如果工作人员旅行并且票价包含餐食，则不能在这部分旅行中申请每日膳食津贴。
2. 会议费
3. 住宿

10.0 款待

10.1

经批准的招待费可报销G2 政策第 2.6 节.

10.2

安排招待时，应尽可能降低成本，并适当考虑活动的性质、规模和目的。

11.0 娱乐

11.1

参加晚会或体育赛事（例如高尔夫锦标赛）的费用可以报销（如果有）对 e8体育来说是明显的好处（例如业务发展）。至少获得有资格的相关院长/主任的预先批准审批机关根据这些程序是必需的。

11.2

如有可能，应向 e8体育开具与招待相关的费用发票。

11.3

要获得报销，索赔员工必须详细说明活动的商业目的、陪同人员的姓名/职务（必须至少有一名非 e8体育人员参加），并提供详细的逐项收据。

11.4

仅由其他 e8体育人员参加的娱乐活动不可报销。

11.5

希望通过捐赠（现金或库存）或购买活动门票来赞助第三方组织的员工必须遵守 e8体育的规定P1 利益冲突政策和程序.

11.6

如果为购买特殊活动或活动的门票而开具捐赠收据，并且 e8体育直接支付门票费用或通过向员工报销，则收据必须以 e8体育的名义开具。

11.7

向政党或政治候选人的捐款以及与购买门票或参加政治筹款活动相关的费用均不可报销。

12.0 会议活动、e8体育会议和特殊场合

12.1

会议可能会为注册者举办特别活动和活动。包括所有参与者在内的会议活动是会议的组成部分，通常可作为 e8体育业务费用，但须遵守审批流程本程序中概述。

12.2

高尔夫或其他与会议相关的休闲活动等会议活动属于个人费用，e8体育通常不会报销。

12.3

如果 e8体育在支付会议注册费时支付了不可报销的活动和事件费用，则员工应在申请中附上一张用于支付不可报销费用的个人支票。

12.4

任何有关会议费用适当性的问题，或有关如何计划偿还个人费用的问题，应直接向审批机关提出。审批机构应在需要时联系其财务分析师以获取指导。

12.5

如果 e8体育会议必须在普通午餐时间举行，则作为工作会议的一部分，员工可能会产生餐费或饮料费。为了获得报销资格，会议时间必须至少为一小时，并且至少有五名 e8体育人员参加。

12.6

在请求报销会议餐饮费用时，索赔员工必须详细说明会议参加者、讨论主题、e8体育的收益以及普通会议（不含食物）不足以达到此目的的原因。

12.7

如果 e8体育政策或程序允许并经审批机构预先批准，则与全职或兼职员工退休职能相关的费用可以报销。

参加人数不超过 50 人的退休活动，最高限额为 250 美元。
如果预计参加退休活动的人数超过 50 人，并且无法在 250 美元的预算内容纳，可以征求财务和行政副总裁的预先批准，将最高资金从 250 美元增加到最多 400 美元。增加的批准将根据预计的参加人数而定。 400 美元的限额是全包的，不能通过将费用分配给多个部门而将其增加到 400 美元以上。
在校园内举行的退休活动必须使用食品服务承包商进行所有餐饮或食品和饮料相关的采购，符合G7 – 餐饮服务政策.
退休活动资金不能重新用于为退休人员购买礼物/奖励。

13.0 专业许可/费用和会员资格

13.1

e8体育应根据以下规定报销与专业许可和费用相关的合理费用：

纳入谈判单位的员工集体协议；和
不属于谈判部门的员工的雇佣条款和条件

13.2

如果会员资格能够提高工作绩效或为 e8体育提供行业相关的福利，会员费可能会得到报销。

14.0 其他事项

14.1 配偶和伴侣

配偶或其他重要人员产生的费用不可报销，除非得到财务和行政副总裁的预先批准。如果获得批准，副总统将规定费用类型和可申请的最高金额。

14.2 访客和学生

所有与学生和访客相关的费用都必须通过 e8体育现有的流程预先批准.
与学生或访客一起旅行的所有费用均应由随行的 e8体育员工承担并报销。
如果随行员工无法承担费用，则本程序中的索赔报销原则将适用于学生/访客。但是，随行员工应联系其财务分析师以获取更多指导。

14.3 竞赛和奖品

为了确保竞赛和奖品管理的一致性和公平性，适用以下准则：
1. e8体育资助的竞赛
  - 所有 e8体育资助的竞赛都必须得到财务和行政副总裁的批准。
2. 第三方资助的竞赛
  - 这些竞赛不受奖金限制。但是，它们必须向 e8体育社区成员（即学生、公众、工作人员等）开放，并遵守P1 利益冲突政策和程序.
  - 本文档中突出显示的第三方竞赛将被视为意外之财，并且在获胜者手中无需纳税。

15.0 其他可报销费用

15.1

以下是可报销费用的非详尽清单，只有在提供详细的证明文件并按照这些程序获得批准后才能申请报销：

员工可以就 e8体育业务所需的电话、传真、电子邮件和互联网服务索取合理费用，并在适用的情况下按照集体协议的规定。
在旅行状态下并在商业住宿过夜时，员工每天可报销一次合理时长和费用的个人长途电话。要求员工拨打长途电话时应采用最经济的方式（如电话卡）。
员工在使用电话和互联网服务前应查询住宿计费政策。
如果旅客连续离开四晚以上且所穿服装为 e8体育相关业务，则需支付洗衣/熨烫费用。
如果仅限干洗的物品弄脏，则可能允许收取干洗费用，并且在同一行程稍后举行的 e8体育业务相关活动中需要支付干洗费用。
向亲戚或朋友住宿的员工提供统一费率的私人住宿报销，金额由 e8体育规定并按照集体协议的规定。
国际旅行健康建议建议的疫苗接种和药物（例如，南美洲、印度、非洲等国家/地区经常需要疟疾药物）。
e8体育业务的国际旅行所需的签证、护照和护照相关费用（如果获得相应审批机关以及国际教育和全球合作关系总监的批准）。签证、护照和护照相关费用将保持在最低限度（例如，将选择五年期护照而不是十年期护照）。
公司或其他形式的外部礼品（包括礼品卡），每人最多 100 美元，用于奖励、高级来访官员、高级国际访客、演讲嘉宾或长者（例如给长辈的烟草、给演讲者的鲜花、e8体育马克杯或“马尼托巴制造”礼物等）。必须提供礼品的详细信息、与接收者有关的信息以及礼品的情况，以便报销。
行李处理和存储（如果适用）。
汇率费用。
集体协议中规定的商业住宿每晚每日杂费金额，最高限额为第 9.3 条每日津贴和杂项津贴.
小费为税后餐饮总额的百分之十五 (15%)，除非服务机构自动将非酌情小费添加到账单中。
体育器材租赁（如果针对特定 e8体育商业活动预先批准），且租赁费率合理且不超过 100 美元。

15.2

未列出的支出只有在提供详细的证明文件、该支出是出于 e8体育商业目的、有详细文件证明并根据以下规定获得批准的情况下才可以报销第 4 节审批流程.

16.0 不可报销项目摘要

16.1

以下是不可报销费用的非详尽列表：

旅行合作伙伴产生的费用。
因信用卡逾期付款而产生的利息。
个人性质的费用，例如理发、洗漱用品和擦鞋费用。
电影和迷你吧费用。
个人行李和公文包。
给员工或家人的礼物（包括出于同情原因的礼物），除非财务和行政副总裁或首席人力资源官另有批准。
个人娱乐。
年度航空俱乐部会费或奖励计划会费/费用。
交通和停车罚款。
由外部组织支付、报销或提供的费用。
因出差延长假期而产生的费用。
体育赛事、戏剧等费用，例如门票、费用和往返交通，除非符合第 11 条娱乐.
与个人车辆相关的费用，除非员工的雇佣条款和条件允许。
退休相关费用，除非首席人力资源官另有批准。
酒店或汽车租赁预订的默认费用或“误机”费用。

政策和公司法律